Działalność analityczna to jeden z obszarów ludzkiego myślenia, którego celem jest semantyczne przetwarzanie informacji w celu wypracowania nowej jakościowo wiedzy i przygotowania podstaw do podejmowania optymalnych decyzji zarządczych. Znajduje zastosowanie niemal we wszystkich obszarach, a umiejętność pracy z danymi jest kluczem do profesjonalizmu. Badania pokazują, że zbieranie danych w działaniach informacyjno-analitycznych zajmuje do 95% całkowitego nakładu pracy. Ale największą trudnością jest właśnie etap analityczny, kiedy konieczne jest wypracowanie wniosku. Wynika to zarówno z trudności psychologicznych, jak i intelektualnych.
Koncepcja ogólna
Działalność analityczna jest najważniejszym elementem pracy kierowniczej we wszelkiego rodzaju instytucjach. Jest to badanie przeprowadzane w celu rozwiązania pewnych problemów. Wykonanie analizy pozwala na terminową identyfikację i ocenę sprzeczności, a także określenie najbardziej racjonalnych sposobów ich rozwiązania. Naukowysolidne zarządzanie opiera się na decyzjach kierowniczych opartych na wynikach działań analitycznych.
Teoretycznie istnieje kilka podstawowych pojęć:
- zjawisko (istota);
- struktura (główne obszary funkcjonalne);
- pole tematu (przedmiot i temat, pole informacyjne);
- metodologia i narzędzia.
Ponieważ analizy nie można przeprowadzić bez wstępnie zebranych danych, większość badaczy traktuje informacje i działania analityczne jako całość. Opiera się na filozoficznych zapisach zasady spójności:
- w otaczającym nas świecie, obiektywnie, istnieją zjawiska, które można sklasyfikować, włączyć do pewnego systemu;
- nawet w niesystematycznym, na pierwszy rzut oka zjawisku, wciąż można znaleźć właściwości integralności i jedności;
- każde ze zjawisk dąży do osiągnięcia stanu systemu.
Funkcje
Pojęcie „analizy” jest rozważane w 2 aspektach. Pierwszym z nich jest podział przedmiotu myślenia na części, których badanie pozwala uzyskać ogólne wyobrażenie o całym obiekcie. Drugi to procedura systematyzacji, która utożsamiana jest z badaniami. Analityka to zestaw organizacyjnych i technologicznych metod wsparcia przetwarzania danych i pozyskiwania nowej wiedzy.
Proces działalności analitycznej docelowo ma na celu rozwiązanie praktycznych problemów. Ma również charakter predykcyjny, pozwalając wyprzedzić niektóre zjawiska i określić przyszły stan obiektu. Badania. Z punktu widzenia ujęcia strukturalnego działania organizacyjne i analityczne można podzielić na 2 klasy przedmiotów: ze względu na dziedzinę badawczą (państwowe, prawne, społeczne, przedsiębiorcze, edukacyjne, kulturalne, ekonomiczne i inne) oraz poziom organizacji (od think tanków i instytucji po szefów małych przedsiębiorstw). Produktem końcowym pracy są różnego rodzaju oceny, prognozy, rekomendacje, projekty i inne formy raportów.
Funkcje
Działalność analityczna to badania, których głównymi funkcjami są:
- Informacyjne - pozyskiwanie danych, identyfikacja ich objętości i zawartości, pierwotne przetwarzanie (klasyfikacja, strukturyzacja).
- Diagnostyka - określanie cech przedmiotu analizy, ustalanie związków przyczynowo-skutkowych.
- Evaluative - tworzenie systemu wskaźników.
- Rekomendacja - opracowywanie nowych informacji w celu rozwiązania głównych problemów.
- Planowanie i prognozowanie - bieżące i długoterminowe planowanie.
- Korekcja – wprowadzanie usprawnień w procesie zarządzania.
- Organizacyjne - podział władzy między ludźmi, ich jasna definicja.
- Kontrola i diagnostyka - kontrola publiczna i administracyjna.
- Archiwalne - zachowanie informacji i końcowych produktów analizy.
Zadania
Zadania działalności analitycznej realizują powyższe funkcje. W ramach przedsiębiorstwa są to:Wydarzenia:
- tworzenie zbioru danych (fundusz informacyjny);
- określenie obszarów działalności serwisu analitycznego i opracowanie dla każdego z nich kart wyników;
- obsługa informacji dla struktur przedsiębiorstw;
- opracowanie rekomendacji i prognoz na podstawie przeprowadzonych prac analitycznych.
Klasyfikacja
Wyróżnia się następujące rodzaje działań analitycznych:
- ze względu na charakter pracy naukowej: podstawowe i stosowane;
- według podziału funkcjonalnego: taktycznego, strategicznego, operacyjnego;
- w zależności od typu obiektu, do którego skierowana jest aktywność umysłowa: makro- i mikroekonomiczne, zarządcze, społeczno-polityczne, środowiskowe, pedagogiczne, umysłowe;
- w zależności od rodzaju dyscypliny naukowej, na podstawie której przeprowadzana jest analiza: filozoficzna, ekonomiczna, aksjologiczna (systemowo-wartościowa), politologiczna, prognostyczna, historyczna, psychologiczna, kulturowa, etyczna i estetyczna;
- ze względu na charakter głównej metody: systemowa, statystyczna, logiczna, problematyczna, przyczynowa, sytuacyjna;
- zgodnie z poziomem analizy: pierwotna i wtórna (ponowne przemyślenie uzyskanych wcześniej wyników);
- ze względu na charakter okresu badawczego: retrospektywny (analiza problemów z przeszłości), bieżący i prognostyczny.
Klasyfikacja według przedziałów czasowych może mieć również inny charakter: analiza bieżąca dla okresu kontrolnego, badania dlaokres sprawozdawczy i długoterminowy (od jednego roku do kilku lat). Zatem nowoczesna analityka to złożone działanie, którego każdy rodzaj charakteryzuje się własną specyfiką.
W przedsiębiorstwach najczęściej prowadzone są następujące rodzaje działań analitycznych:
- ekonomiczny;
- ekonomiczny;
- finansowe;
- odpowiednie;
- obiecujące.
Organizacja
Skuteczność badań zależy od przestrzegania podstaw działalności analitycznej:
- Naukowy charakter pracy. Jeżeli badania prowadzone są w sferze ekonomicznej, to należy wziąć pod uwagę prawa rozwoju rynku. W analizie wykorzystywane są najnowsze osiągnięcia nauki i techniki, a także techniki specjalne.
- Systematyczne i zintegrowane podejście, uwzględniające kompleksowe omówienie problemu i udział wszystkich działów przedsiębiorstwa.
- Obiektywność zarówno w gromadzeniu informacji, jak i ich przetwarzaniu, wyciąganiu wniosków, rekomendacji. Korzystanie z wiarygodnych źródeł danych. Potwierdzenie wyników obliczeniami analitycznymi.
- Wydajność i trafność. Uzyskiwanie wyników w możliwie najkrótszym czasie dla terminowego podejmowania decyzji przez kadrę zarządzającą.
- Planowanie pracy, podział obowiązków i uprawnień wśród wykonawców. Systematyka badań. Standaryzacja i regulacja czynności analitycznych.
- Gospodarka. Dążenie do minimalnych kosztów i maksymalnej wydajności.
Organizacja działań analitycznych może odbywać się w różnych formach. W dużych przedsiębiorstwach zazwyczaj w ramach obsługi gospodarczej tworzy się dział lub zespół analityczny. W małych organizacjach pracą tą kieruje kierownik działu planowania lub główny księgowy.
W zależności od stopnia otwartości analiza może być publiczna lub zamknięta. Badanie mogą przeprowadzić osoby bez specjalnej wiedzy i przeszkolenia. Profesjonalne działania analityczne prowadzone są przez specjalistów biegle posługujących się metodami analizy i prowadzących badania w określonej dziedzinie działalności (analityk biznesowy, analityk systemowy i inwestycyjny oraz inne specjalizacje).
Funkcje sterowania
Czynności kontrolne i analityczne oraz ekspertyzy są prowadzone w celu sprawdzenia zgodności z ustawowymi, wykonawczymi aktami prawnymi, przepisami technicznymi, zarządzeniami i instrukcjami, a także zbadania konsekwencji podjętych i wdrożonych decyzji zarządczych. Taka praca jest wykonywana przez kierownika organizacji lub innych specjalistów upoważnionych na jego zlecenie.
Kontrola odbywa się w formie:
- Audyt finansowy. Jego celem jest weryfikacja dokumentacji dowodowej wszystkich transakcji finansowych, zgodność z raportowaniem, ukierunkowane wykorzystanie zasobów.
- Kontrola wydajności. Prowadzone w celu oceny wykorzystania zasobów do osiągnięcia określonego celu.
- Strategiczny audyt zarządzania. Służy do analizy realizacji celów strategicznych przedsiębiorstwa.
Zestaw narzędzi
Następujące metody są wykorzystywane jako techniki i narzędzia do projektowania i działań analitycznych:
- Diagnoza.
- Planowanie.
- Organizacja i strukturyzacja.
- Weryfikacja.
- Analiza logiczno-językowa.
- Symulacja.
- Analiza i synteza.
- Dekompozycja złożonego obiektu na prostsze komponenty.
- Analiza czynnikowa.
- Podsumowanie.
- Analiza statystyczna.
- Zjednoczenie.
- Analiza porównawcza.
- Symulacja.
- Abstrakcja i konkretyzacja.
- Analiza systemu.
- Ocena długoterminowych perspektyw nauki.
- Analiza graficzna i inne.
Kroki
Podczas prowadzenia działań analitycznych w przedsiębiorstwie wyróżnia się następujące główne etapy:
- Wyznaczanie celów. Identyfikacja wskaźników do analizy oraz podmiotów odpowiedzialnych za zbieranie i przetwarzanie informacji.
- Sporządzanie planu pracy.
- Formowanie informacji i wsparcie metodologiczne.
- Organizacja danych, identyfikacja najważniejszych czynników.
- Wypełnianie wyników.
Pierwszy etap
Analiza celu rozpoczyna się od zdefiniowania najważniejszego, globalnego celu. Następnie dzieli się na cele cząstkowe, aby uprościć pracę. Czasami analiza systemowa złożonego zjawiska wymaga zbudowania „drzewa problemów”,w którym znajdują odzwierciedlenie wszystkie zadania i cele. Ta procedura jest niezbędna do zbudowania przejrzystej struktury logicznej.
Głównym celem jest podział obowiązków między działy przedsiębiorstwa i główne funkcje jego pracowników. W ten sposób działowi planowania i analiz można powierzyć opracowanie planu pracy, metod jego realizacji, podsumowania wyników i sporządzenia raportu; dział głównego technologa - analiza poziomu produktywności; do działu głównego mechanika - udzielanie informacji o stanie sprzętu.
Harmonogram
Drugi etap prac analitycznych obejmuje informacje o rozłożonych terminach, formularzach sprawozdawczych i kontrolnych, osobach odpowiedzialnych i wykonawcach. Jest opracowywany z uwzględnieniem złożoności pracy, obciążenia pracowników oraz sposobu, w jaki dane są przekazywane z jednej struktury do drugiej.
Istnieją 2 główne rodzaje planów:
- Kompleks. Zwykle jest opracowywany przez 1 rok. Wskazuje obiekty analizy, cele, niezbędne wskaźniki, podział obowiązków, źródła danych i inne kluczowe kwestie.
- Temat. Jest opracowywany w celu dogłębnej eksploracji problemów globalnych.
Wsparcie informacyjne
Na trzecim etapie działalności analitycznej ustalane są rodzaje dokumentów wykorzystywanych do zbierania informacji. Jako takie źródła mogą służyć:
- dokumentacja technologiczna;
- kontrakty;
- materiały normatywne;
- plany, szacunki i zadania;
- dane księgowe i inne rodzaje dokumentów.
Przetwarzanie informacji możerealizowane za pomocą zautomatyzowanych systemów opartych na próbkowaniu według słów kluczowych i fraz.
Końcowe kroki
Po zebraniu danych są one najpierw przetwarzane. Polega na określeniu rzetelności i kompletności uzyskanych danych, uformowaniu ich w tabele lub inną porównywalną formę, w analizie mającej na celu identyfikację najważniejszych czynników oraz ocenę alternatyw i rezerw.
Po sfinalizowaniu istniejących problemów i wyjaśnieniu kwestii, działania te są realizowane ponownie. Rekomendacje są opracowywane i wnioski są opracowywane.
Administracja publiczna
W administracji publicznej działalność analityczna jest połączeniem następujących procesów:
- Analiza wymaganego stanu zarządzanego obiektu, definicja zadań roboczych.
- Zbieranie danych z uwzględnieniem zmieniających się parametrów obiektu kontrolnego i wpływów zewnętrznych.
- Badania i ocena otrzymanego materiału, ujawniające istotę zjawisk.
- Stworzenie modelu analitycznego uwzględniającego obszar tematyczny, środowisko, w którym funkcjonuje badany obiekt; sprawdzenie dokładności modelu, jego dopasowanie.
- Przeprowadzanie eksperymentów na podstawie wybranego modelu.
- Interpretacja wyników.
- Przesłanie ostatecznych danych osobie lub strukturze państwowej, która podejmuje decyzję zarządczą.
