Zapewnienie sprawnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa wiąże się z właściwą organizacją obiegu dokumentów. Nie bez znaczenia jest kontrola terminów wykonania dokumentów. Faktem jest, że zarówno zwykli pracownicy, jak i kierownicy działów ponoszą odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe rozwiązanie spraw zawartych w dokumentach. Następnie zastanów się, jakie są terminy realizacji dokumentów.
Informacje ogólne
Terminy realizacji dokumentów określają regulaminy, uchwały lub dokumenty organizacyjno-administracyjne.
Dostępność systemu informacyjnego i referencyjnego w przedsiębiorstwie umożliwia szybkie wyszukiwanie zarejestrowanych dokumentów według dowolnego znaku. W szczególności podczas rejestracji do bazy wprowadzane są podstawowe dane dokumentów: numery przychodzące/wychodzące, informacje o nadawcy i adresacie, termin płatności itp.
Klasyfikacja
Istnieją warunki indywidualne i standardowewykonanie dokumentów. Te ostatnie określa prawo. Obejmują one w szczególności terminy wykonania poleceń rządu, szefów federalnych struktur wykonawczych, dochodzenia parlamentarne, odwołania cywilne, uchwały/decyzje organów zarządzających organizacji komercyjnych i tak dalej.
Poszczególne terminy realizacji dokumentów określane są co do zasady bezpośrednio w ich tekstach lub w uchwale. Takie wskazania są obecne w szczególności w dokumentach regulacyjnych i administracyjnych, raportach statystycznych i innych.
Ostateczne terminy wykonania dokumentów mogą być ustalane ustnie przez kierownika.
Regulamin
W zapisach niniejszego regulaminu terminy wykonania dokumentów różnią się w zależności od ich rodzaju.
Na przykład, instrukcje oznaczone jako „pilne” muszą zostać wykonane w ciągu trzech dni od daty podpisania. Należy pamiętać, że odliczanie nie rozpoczyna się od daty otrzymania referatu, ale od daty podpisania.
Jeżeli istnieje wskazanie "niezwłocznie", to nie więcej niż 10 dni jest przeznaczonych na wykonanie dokumentu.
Jeśli nie określono, okres realizacji zamówienia nie przekracza miesiąca.
Zmiany daty
W praktyce często zdarzają się sytuacje, w których z obiektywnych powodów niemożliwe jest wykonanie dokumentu na czas. W związku z tym przedsiębiorstwo musi zatwierdzić procedurę zmiany terminu wykonania niektórych aktów. Należy zauważyć, że aplikowaniezasady są konieczne, jeśli to możliwe, tylko w wyjątkowych przypadkach.
Decyzję o zmianie terminu realizacji dokumentu może podjąć tylko pracownik, który go pierwotnie wyznaczył. Obecne zasady biznesowe nie określają minimalnych i maksymalnych limitów przelewów. Dlatego kierownictwo przedsiębiorstwa musi je samodzielnie ustalić w oparciu o wymagania zasadności i ważności.
Zgodnie z ogólnymi zasadami przyjętymi w praktyce, wydłużenie terminu jest dopuszczalne o nie więcej niż 3 dni. W takim przypadku inicjatywa powinna wychodzić od pracownika, któremu powierzono zadanie. Powinien uzasadnić i uzgodnić z kierownictwem zmianę terminu wykonania dokumentu.
Zlecenie przelewu
Wszelkie czynności związane ze zmianą terminu realizacji dokumentu muszą być odnotowane w odpowiednich ustawach.
Przeniesienie okresu musi być uzasadnione. W tym celu zainteresowana osoba może złożyć jedną z następujących propozycji:
- O odroczeniu terminu z uzasadnieniem przyczyn, dla których dokument nie może zostać wykonany w określonym terminie.
- O zaangażowaniu współwykonawców, jeśli osoba nie ma wystarczających uprawnień do wykonania nakazu.
- W sprawie mianowania innych wykonawców.
Należy powiedzieć, że wykonawca musi działać szybko. Nie kontaktuj się z kierownictwem 2-3 dni przed końcem terminu.
Operacje kontrolne
Monitorowanie przestrzegania terminówzadania obejmują:
- Umocowanie podczas rejestracji wszystkich dokumentów i zleceń zarządu firmy.
- Sprawdzanie dostarczania zadań wykonawcom na czas.
- Przypomnienie pracownikom i kierownikom działów o zbliżających się terminach lub ich upływie.
- Wprowadzenie do formularzy rejestracyjnych informacji o przeniesieniu zleceń od jednego wykonawcy do drugiego, zmiana okresu przeznaczonego na wykonanie zadań.
- Powiadomienie kierowników o procesie realizacji dokumentów.
- Wprowadzanie informacji o zrealizowanych zamówieniach do formularzy rejestracyjnych, usuwanie zadań spod kontroli.
- Tworzenie referencji analitycznych i raportów dotyczących kontroli czasu.
Nuanse
Wszystkie czynności wymagające wykonania i odpowiedzi powinny być poddane kontroli. W dokumentach administracyjnych decyzje są przedmiotem monitoringu. Jednocześnie każdy element w nich zawarty (czyli każde zadanie, przydział) jest pod kontrolą.
Sekretarz szefa musi kontrolować wykonywanie poleceń ustnych szefa.
Zautomatyzowany system monitorowania
Ostatnio wiele przedsiębiorstw używa w swojej pracy programów komputerowych i baz danych. Zautomatyzowane systemy znacznie ułatwiają działania organizacji, oszczędzają czas pracowników.
Podczas rejestracji dokumentów kontrola jest przeprowadzana automatycznie podczas wypełniania kolumny „Termin realizacji”. W tym samym czasie na siebiedokument może być ostemplowany przy jego przyjęciu do kontroli. Jego obecność jest bardziej potrzebna wykonawcy.
Aby zapewnić bieżącą kontrolę, odpowiedzialni pracownicy codziennie, zwykle na początku dnia, sprawdzają listę dokumentów, których termin wykonania upływa w tym dniu. W przedsiębiorstwach korzystających z wewnętrznego systemu poczty elektronicznej ostrzeżenia o upływającym okresie wysyłane są na komputer wykonawcy w sposób zautomatyzowany. Możesz także ustawić oprogramowanie tak, aby automatycznie drukowało odpowiednie dokumenty.
Wykonywanie długoterminowych zadań
Kontrola wykonania dokumentów zawierających złożone instrukcje odbywa się etapami. Obejmuje monitoring bieżący, prewencyjny i uzupełniający.
Obecna kontrola została już omówiona powyżej. Monitoring prewencyjny prowadzony jest na dokumentach, których termin upływa za 2-3 dni. W związku z tym pracownik nadal ma czas na wykonanie zadania.
Zlecenie jest usuwane z kontroli po jego wykonaniu. Może się to wyrażać w przygotowaniu i wysłaniu odpowiedzi, otrzymaniu udokumentowanego potwierdzenia itp. Wynik realizacji jest odnotowywany w karcie meldunkowej. Wskazuje również datę egzekucji, numer sprawy, w której wniesiono pismo.
Kontrola końcowa
Z reguły jest dostarczany w dużych przedsiębiorstwach. Monitoring końcowy prowadzony jest przez pracowników odpowiedzialnych za monitorowanie wykonania instrukcji, czyli sekretarzy.
Zazwyczaj firma ustala częstotliwość monitorowania. Monitoring może być prowadzony co miesiąc, kwartał lub tydzień. W rzeczywistości ostateczna kontrola jest oceną dyscypliny wydajności w przedsiębiorstwie i jego działach strukturalnych.
FZ № 229
Jedną z form ochrony interesów podmiotów jest postępowanie sądowe. W praktyce za najczęstsze roszczenia uznaje się oświadczenia żądające zadośćuczynienia za określone naruszenia praw. Takie postępowanie kończy się postępowaniem egzekucyjnym.
Po wejściu w życie decyzji w sprawie wnioskodawcy wydawane są dokumenty wykonawcze. Termin spełnienia wymagań dla nich określają pracownicy FSSP (komornicy).
W części 1 30 art. FZ nr 229 zastrzega się, że podstawą wszczęcia postępowania jest dokument wykonawczy oraz oświadczenie powoda. Referaty te są przedstawiane w miejscu zastosowania środków przymusu przewidzianych prawem, określonych zgodnie z przepisami art. 33 w/w aktu normatywnego.
Termin złożenia dokumentu do realizacji wynosi 3 dni od daty złożenia do wydziału FSSP. IL (nakaz wykonawczy) zawierający żądanie zwrotu dziecka nielegalnie przeniesionego lub przetrzymywanego w Federacji Rosyjskiej w celu skorzystania z prawa do kontaktów z nim zgodnie z traktatem międzynarodowym, a także wniosek o jego przeszukanie, jest przekazywany komornikowi najpóźniej następnego dnia po wejściu do FSSP.
Wszczęcie postępowania lub odmowa jego wykonaniawydane na mocy dekretu. Wydawany jest w ciągu 3 dni od daty otrzymania materiałów przez komornika.
Jeżeli IL musi zostać wykonana natychmiast, po przyjęciu do jednostki FSSP, jest przekazywana pracownikowi, którego uprawnienia rozciągają się na miejsce wykonania. Jeśli go nie ma, materiały otrzymuje inny komornik. W takim przypadku decyzja o otwarciu produkcji lub jej odmowie musi zostać podjęta nie później niż jeden dzień po wejściu do Serwisu.
Jeżeli nakaz egzekucji wszedł do FSSP po raz pierwszy, komornik określa okres dobrowolnego wykonania nakazu egzekucji. Odpowiedni okres wskazany jest w uchwale o wszczęciu postępowania. Jednocześnie komornik ma obowiązek uprzedzić dłużnika o możliwości zastosowania środków przymusu po upływie terminu przeznaczonego na dobrowolną egzekucję. Dłużnik jest również powiadamiany, że zostanie obciążony kosztami wykonania czynności przewidzianych w art. 112 i 116 ustawy federalnej nr 229, a także opłatą za wykonanie.
Termin dobrowolnego wykonania dokumentu wykonawczego, zgodnie z częścią 12 art. 30 równa się pięciu dniom. Kalkulacja rozpoczyna się od dnia otrzymania przez dłużnika uchwały. W przypadku uchylania się od spełnienia wymagań, zobowiązany jest powiadamiany o wszczęciu egzekucji. Ustawodawstwo przewiduje m.in. takie środki, jak zajęcie mienia z późniejszą jego sprzedażą.
