Artykuł zawiera wyjaśnienia takich pojęć jak dokumentacja przychodząca i wychodząca, obieg dokumentów i jego struktura, obieg dokumentów, jego tryb i cykliczność, dokumentacja wewnętrzna i zewnętrzna. Podano sposoby wyróżnienia potrzebnych informacji i ich przechowywania w bieżących sprawach i archiwach podczas pracy biurowej.
Rodzaje przepływu dokumentów
W dobie informacji nie można sobie wyobrazić działania jakiejkolwiek struktury produkcji, konsumpcji, regulacji czy dystrybucji bez dokumentacji. Praca z dokumentacją w dzisiejszym papierze informacyjnym i boomie elektronicznym staje się coraz bardziej złożona. Zmieniają się nośniki informacji, zmieniają się ludzie, którzy je przetwarzają, zmienia się pole prawne wykorzystania informacji. Koncepcja i struktura obiegu dokumentów również mogą ulec zmianie.
Dokument jako jednostka przepływu dokumentów
Dokument to informacja zapisana w postaci dowolnego materialnego obiektu. Dokumentem może być zdjęcie, wideo, nagranie audio, nie wspominającnośniki papierowe i akta. Ale dokument staje się dokumentem tylko wtedy, gdy ma szereg niezbędnych wymagań. Wymagania te nazywane są szczegółami i są obowiązkowymi cechami ustanowionymi przez prawo lub przepisy dla niektórych rodzajów dokumentów. Na przykład do rejestracji dokumentów organizacyjnych i administracyjnych istnieje GOST R 7.0.97-2016. Jednym z najważniejszych szczegółów jest data dokumentu (czasem nawet godzina).
Co to jest przepływ dokumentów
Przepływ dokumentów to przepływ dokumentów między punktami tworzenia informacji, punktami przetwarzania informacji, punktami przechowywania informacji i bezpośrednimi użytkownikami informacji. Przepływy dokumentów bardzo różnią się rodzajem dokumentów i ich zawartością, trybem i cyklicznością, sposobami przemieszczania itp.
Przepływy dokumentów w organizacji (również w przedsiębiorstwach) są podzielone według kierunku na przychodzące i wychodzące. Każdy rodzaj przepływu musi być oddzielony od siebie, aby uniknąć błędów i zamieszania podczas pracy z dokumentami.
Obieg dokumentów przychodzących składa się z dokumentów przychodzących do organizacji pocztą, e-mailem, przywożonych celowo (przez kurierów). Dokumenty przy wejściu muszą być posortowane, niepotrzebne - wyrzucone do kosza. Niezbędne lub ewentualnie potrzebne dokumenty powinny być odnotowane w dziennikach (papierowych lub elektronicznych) ze wskazaniem daty otrzymania, nazwy dokumentu i jego szczegółów (data dokumentu, nazwa nadawcy itp.), jednostki organizacyjnej, do której dokument został wysłany.
Wychodzący przepływ dokumentów składa się z dokumentów utworzonych iwydane lub przetwarzane przez organizację. Wszystkim wychodzącym dokumentom należy nadać numer seryjny, sprawdza się je pod kątem obecności niezbędnych szczegółów i ich poprawności, muszą być odnotowane w dziennikach z podaniem daty (z reguły jest to data podpisania dokumentu), numer wyjścia i kod działu, który przygotował dokument.
Jeżeli nie jest możliwe natychmiastowe przetworzenie przepływu dokumentów (jego gwałtowny wzrost), konieczne jest zwiększenie liczby pracowników obsługujących dokumenty, aby uniknąć błędów i opóźnień, które często są bardzo kosztowne dla organizacji.
Rodzaje przepływów dokumentów mogą być bardzo różne, wszystko zależy od rodzaju działalności organizacji i metod jej pracy.
Dla dużych organizacji i przedsiębiorstw odpowiednio zorganizowany przepływ dokumentów jest tak samo ważny jak przepływ materiałów lub produktów. W przypadku dużych przepływów dokumentów opracowywane i stosowane są nawet dokumentacyjne procesy technologiczne.
Koncepcja zewnętrznego i wewnętrznego przepływu dokumentów
Oprócz informacji przychodzących i wychodzących w organizacji, wewnętrznych, tj. informacje tworzone i wykorzystywane wyłącznie w ramach samej organizacji. Informacje te mogą być objęte pewnym stopniem tajności i nie być publicznie dostępne nawet w ramach tego samego wydziału. Wymiana listów między działami tej samej organizacji zwykle nie jest akceptowana. Do komunikacji dokumentacyjnej stosuje się tzw. notatki służbowe (raporty, wyjaśnienia, zaświadczenia) podpisane przez kierowników działów. Oprócz notatek worganizacje obsługują zamówienia, instrukcje, certyfikaty, dokumentację techniczną i inną dokumentację.
Wewnętrzny obieg dokumentów z tych powodów musi być jasno uregulowany, aby tajne informacje nie trafiały do miejsc publicznych, nawet w formie fragmentów lub części. Dlatego informacja poufna nie ma wychodzić poza organizację, a czasem poza granice jednej jednostki. W takim przypadku takie informacje są przekazywane z działu do działu tylko za zgodą kierownika działu i są koniecznie rejestrowane podczas transmisji (nawet do archiwum organizacji) w specjalnych czasopismach wskazujących odbiorcę i potwierdzających jego uprawnienia do odbioru (pozwolenie na pracę z dokumentami).
Parametry przepływu dokumentów
Przepływ dokumentów to złożony system charakteryzujący się następującymi parametrami:
- treść (lub jakie funkcje wykonuje);
- struktura;
- tryb i cykliczność;
- kierunek;
- objętość;
- inne.
Treść lub funkcjonalność
Ten parametr przepływu dokumentów to lista dokumentów wykorzystywanych przez organizację oraz kompozycja informacji zawartych w tych dokumentach. Wartość ta jest stała dla niewielkiej liczby organizacji, których działalność jest bardzo specyficzna i stała w czasie (zazwyczaj są to sądy, archiwa, rejestry i inne organizacje nieprodukcyjne). Dla większości organizacji, zwłaszcza produkcyjnych, przepływ dokumentów jest niestałą wartością, która zmienia się ww zależności od różnych zmian: rodzaju działalności, partnerów, technologii, materiałów, przepisów i innych wymagań zmieniającej się produkcji i zmian tymczasowych.
Struktura przepływu dokumentów
Koncepcję i strukturę przepływu pracy można opisać cechami, za pomocą których nadana jest klasyfikacja dokumentów i ich indeksacja, cały system orientacji jest tworzony w aparacie odniesienia dokumentów organizacji. Zazwyczaj taka struktura odpowiada rodzajowi i celowi przepływu dokumentów.
Tryb i cykle
Te parametry określają zmiany obciążenia informacji przychodzących w czasie. Jest to na przykład gwałtowny wzrost ilości pracy z aktami osobowymi kandydatów do instytucji edukacyjnej podczas kampanii rekrutacyjnej lub z dokumentami uczniów podczas sesji i ukończenia studiów.
Takie zmiany są związane z wewnętrznym rytmem organizacji i są zazwyczaj dość przewidywalne i zaplanowane.
Zmiany w kierunku przepływu dokumentów
Te zmiany są związane z treścią pracy jednostki przetwarzania informacji. Są to różnice w sposobach rejestracji dokumentów, sposobach monitorowania terminów wykonania dokumentów, sposobach zapoznania się z nimi, a zwłaszcza akceptacji i koordynacji różnych dokumentów. Na zmiany w kierunku przepływu dokumentów będą miały również wpływ zmiany wewnętrzne w strukturze i kierunku organizacji.
Objętość przepływu dokumentów
Objętość przepływu dokumentów to kwotadokumenty (zarówno oryginały, jak i kopie), co można wyrazić zarówno liczbą samych dokumentów, jak i liczbą arkuszy, znaków, liczbą wykonawców i osób, z którymi dokument jest uzgadniany. Na przykład liczba organizacji partnerskich, z którymi musisz uzgodnić umowę lub z którą musisz ją podpisać.
Przepływ pracy organizacji obejmuje całkowitą liczbę dokumentów we wszystkich przepływach.
Poprawa pracy z obiegiem dokumentów w organizacji
Aby usprawnić tę pracę, konieczne jest przestudiowanie całego procesu papierkowego, ustalenie jasnych zaleceń, które uczynią proces kompetentnym technologicznie: usunięcie duplikacji podczas pracy z dokumentami, wykluczenie zatwierdzania dokumentów przez działy, które nie są z nim związane. Im większy przepływ dokumentów, tym bardziej obciążony jest aparat administracyjny organizacji, a przynajmniej jego większość.
Jednym z głównych punktów usprawnienia pracy personelu z dokumentami jest poziom ich profesjonalnego przeszkolenia na wszystkich etapach obiegu dokumentów, optymalne obciążenie personelu, jasne uregulowanie pracy z dokumentem w każdym dziale.
Regulacja i standaryzacja przy dużych przepływach dokumentów umożliwiają zastosowanie mechanizacji i automatyzacji biura, zmniejszenie liczby pracowników pracujących z dokumentami do optymalnej liczby.
Niestety, informacje o wielkości przepływów dokumentów są zwykle niedoszacowane z powodu niedoskonałych metod księgowania.
Podstawowewymagania nowoczesności dotyczące obiegu dokumentów
- Regularność. Każde zatory lub awaria w przepływie informacji w działalności człowieka prowadzi do zakłócenia całego systemu jako całości. Zwiększenie ilości dokumentów musi być przemyślane i zaplanowane z wyprzedzeniem.
- Kontrola. Przepływem informacji można i należy zarządzać. System biurowy musi być nie tylko stabilny, ale także elastyczny w działaniu; personel powinien być powszechnie przeszkolony we wszystkich operacjach biurowych.
- Ciągłe podnoszenie efektywności przepływu pracy poprzez racjonalizację, mechanizację i automatyzację pracy.
- Regularne kompilowanie i aktualizacja map trasowo-technologicznych przepływu dokumentów ze wskazaniem terminów, wykonawców itp.
- Ujednolicenie dokumentów, sposoby ich przetwarzania, właściwa archiwizacja, wyznaczenie miejsc przechowywania dla każdego dokumentu przyspieszają wyszukiwanie dokumentów i pracę z nimi.
