Omawiając planowanie w firmie, należy zwrócić uwagę na powiązania i różnice między planowaniem a prognozowaniem. Plan to sposób działania, program, a prognoza to przewidywanie procesów, które od nas nie zależą. Dlatego plan stosuje się do tych procesów i elementów, spośród których możemy dokonać wyboru - podjąć decyzję, a prognoza określa jedynie przyszły stan procesów lub zjawisk gospodarczych bez jakiejkolwiek ingerencji w ten stan poprzez decyzje i zaplanowane działania.
Plan jest oceniany pod kątem skuteczności i wpływu tych działań. Prognoza jest oceniana tylko pod kątem jej aktualności. Prognozowanie i planowanie są ze sobą powiązane w procesie zarządzania, ale nie powinny być ze sobą utożsamiane.
Koncepcja
Planowanie strategiczne jako funkcja zarządzania strategicznego stanowi podstawę do podejmowania ważnych decyzji w zarządzaniu firmą. Sam dynamiczny proces zbudowany jest na funkcjach kierowniczych itworzy podstawę do zarządzania firmą.
Jako funkcja zarządzania, planowanie strategii koncentruje się na wyborze celów przedsiębiorstwa i sposobu ich osiągnięcia. W takiej sytuacji ideą jest przewidywanie zmian w otoczeniu zewnętrznym i wewnętrznym oraz dostosowanie do nich firmy.
Funkcje planowania strategicznego i operacyjnego różnią się od siebie. W planowaniu strategii istotną rolę przypisuje się analizie perspektywicznych kierunków rozwoju firmy, identyfikuje się aktualne trendy, zagrożenia, ryzyka i formułuje szanse. Pod uwagę brany jest nie czas, ale kierunek rozwoju firmy. Sama strategia może być realizowana poprzez system planów operacyjnych, które odnoszą się do obecnej taktyki organizacji.
Definicja pojęcia
Planowanie strategiczne to sformalizowany proces tworzenia długoterminowych taktyk mających na celu zdefiniowanie i osiągnięcie ostatecznych celów organizacji. Są one zwykle opracowywane przez okres dłuższy niż 5 lat. Funkcję planowania strategicznego w przedsiębiorstwie charakteryzują następujące cechy:
- planowanie strategiczne dostarcza odpowiedzi na pytania takie jak: „co robimy i co powinniśmy zrobić”, „kim są i kim powinni być nasi klienci?”;
- tworzy podstawę planowania taktycznego i operacyjnego oraz codziennych decyzji. Biorąc pod uwagę potrzebę takiej decyzji, menedżer może zapytać: „Który z możliwych kierunków i działań najlepiej pasowałby do naszej strategii?”
- związane z dłuższym okresem niż inne rodzaje planowania;
- ułatwia skupienie energii i zasobów organizacji na najważniejszych działaniach;
- reprezentuje najwyższy poziom aktywności w tym sensie, że kierownictwo wykonawcze powinno być w nim aktywnie zaangażowane, ponieważ tylko one posiadają wystarczające zasoby wiedzy i doświadczenia, aby uwzględnić wszystkie aspekty funkcjonowania organizacji. Jego udział jest również niezbędny do inicjowania i utrzymywania interakcji na niższych poziomach.
Rola i znaczenie
Planowanie strategiczne powinno być integralną częścią zarządzania przedsiębiorstwem i dlatego musi uwzględniać takie ograniczenia jak konflikt interesów grup wpływających na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, bariery finansowe, ograniczenia zasobów, brak informacji, strategiczne potencjał, brak kompetencji, oczekiwane zmiany w otoczeniu, działania konkurencyjne.
Esencja procesu
Proces planowania strategicznego składa się z trzech głównych etapów:
- Analiza strategiczna opiera się na działaniach diagnostycznych, których celem jest możliwość ukazania obecnych i przyszłych mocnych stron oraz obszarów rozwoju organizacji, jej potencjału i zagrożeń. Definiuje również środowisko, w którym znajduje się organizacja. Ten krok musi być wykonany rzetelnie, ponieważ dobra analiza dająca dokładny obraz sytuacji jest podstawą do stworzenia dobrego planu.
- Strategiczneplanowanie bierze pod uwagę różne opcje, które organizacja może podjąć i sposoby ich wdrożenia. Faza planowania powinna zakończyć się opracowaniem planu strategicznego, zwykle zawierającego kilka przyszłych scenariuszy o różnym stopniu optymizmu i decydującego o konkretnej strategii do wdrożenia.
- Wdrażanie strategiczne: Faza ta następuje po wyborze konkretnego planu i obejmuje szereg działań związanych z jego wdrożeniem. Działania te są połączone z planowaniem operacyjnym, które jest bardziej szczegółowe niż prognozowanie strategiczne i charakteryzuje się krótszym okresem. Na tym etapie organizacja często staje przed wieloma wyzwaniami wdrożeniowymi, takimi jak malejące zaangażowanie pracowników i brak identyfikacji z celami firmy, brak zasobów finansowych oraz zmieniające się otoczenie, które wymusza dynamikę planu.
Funkcje procesu
Ten rodzaj planowania strategicznego wyraża się w następujących cechach specjalnych:
- reprezentuje zintegrowane podejście, polegające na łączeniu procesu decyzyjnego związanego z kluczowymi zadaniami i krytycznymi kwestiami firmy, z analitycznym i projektowym aspektem funkcji;
- szeroki zakres procesów składa się z elementów: programowania (podstawowe strategie na poziomie korporacyjnym, strategie zarządzania, strategie funkcjonalne), opracowywanie biznes planów;
- konkretyzuje i realizuje cele firmy,głównie ze względu na specyfikację produktów (usług), wycenę, funkcje marketingowe, koszty, jakość, standardy procesu produkcyjnego, parametry procesu itp.;
- obejmuje kreatywność, innowacyjność i zdolność adaptacji do zmian środowiskowych;
- reprezentuje orientację „na zewnątrz”, definiowaną zarówno przez spełnianie potrzeb i oczekiwań klientów (społeczeństwa), jak i przez pozycję firmy w konkurencyjnym środowisku;
- jest czynnikiem integracji (koordynacji) programów i planów funkcjonalnych.
Funkcje
Wśród głównych funkcji można wyróżnić poniższą listę.
- Funkcja planowania strategicznego: alokacja zasobów. Wszystkie istniejące w firmie zasoby: materialne, finansowe, robocizny muszą być efektywnie wykorzystane przez kierownictwo firmy w oparciu o ich racjonalny podział w procesie funkcjonowania. Niezbędne jest budowanie takich kombinacji zasobów, w których zwrot z produkcji będzie maksymalny.
- Adaptacja do środowiska zewnętrznego jest główną funkcją planowania strategicznego. Jest rozumiany jako zdolność firmy do dostosowania się do otoczenia zewnętrznego i jego dynamiki, co stworzy przewagi konkurencyjne dla firmy.
- Funkcja planowania strategicznego: koordynacja i regulacja. Jest rozumiany jako tworzenie skoordynowanych działań pionów firmy w celu osiągnięcia wyznaczonych celów.
- Zmiany organizacyjne. W ramach tej funkcjistruktura organizacyjna firmy zapewniająca stabilną pracę personelu. W jego ramach zachodzą również zmiany organizacyjne mające na celu osiągnięcie maksymalnej efektywności firmy w przyszłości.
- Funkcja mobilizacji. Oznacza to, że wszystkie zasoby firmy w procesie planowania strategii muszą zostać w niej zmobilizowane, aby zrealizować zaplanowane plany.
Wizja przedsiębiorstwa jako początkowy element istoty planowania strategicznego
Wizja przedsiębiorstwa często utożsamiana jest ze sformułowaną misją jego działalności. Misja to doskonała koncepcja w odniesieniu do filozofii lub strategii firmy. Wyznacza kierunek głównej działalności organizacji i integracji wokół niej rozwiązań pojawiających się problemów. Prawidłowo sformułowana misja spełnia następujące wymagania:
- powinna być łatwa do zidentyfikowania;
- muszą być tworzone z korzyścią dla klienta, który jest zadowolony z produktów i usług oferowanych na rynku;
- napisane w precyzyjnej i jednoznacznej formie w odpowiedzi na pytania.
Podejmowanie decyzji
Istota i funkcje planowania strategicznego są ściśle związane z podejmowaniem decyzji w procesie zarządzania. Relacje te istnieją już na etapie formułowania celów firmy (a w przypadku zarządzania strategicznego: jego misji i wizji), a także na etapie przyjmowania opcji dla różnych strategii (programów) i planów, a wreszcie w monitorowanie ich realizacji.
Interakcja między tymi funkcjami jest bardzo silna, gdyplanowanie, rozumiane w sensie rachunkowości, zdominowane jest przez czynności poprzedzające przetwarzanie, a także identyfikowanie problemów decyzyjnych. Np. podział środków finansowych pomiędzy poszczególne obszary zarządzania, określenie struktury asortymentowej i skali produkcji, określenie skali dywersyfikacji, stworzenie strategii cenowej itp.
Dokumentacja analityczna składa się z danych źródłowych i porównawczych oraz ekspertyz, które są wykorzystywane przy sporządzaniu planu. Dokumentacja planistyczna obejmuje programy i plany wieloletnie, a także budżety (projekty krótkoterminowe). Na poziomie zarządzania strategicznego dokumentacja ta jest listą typowych zadań o kluczowym znaczeniu wraz z ich charakterystyką, a także opisem potencjału strategicznego, który warunkuje realizację proponowanych projektów.
Funkcja planowania strategicznego jako system
Planowanie strategiczne to rozległy system, którego strukturę tworzą różnego rodzaju strategie (programy) i plany. Są one rozwijane zarówno na poziomie korporacji, jak i instytucji czy departamentów. Poziom szczegółowości i dokładności ich przygotowania wzrasta wraz z przechodzeniem na niższe szczeble zarządzania, a programy mają przeważnie charakter długoterminowy.
Strategie i plany funkcjonalne, które dotyczą konkretnych zagadnień, takich jak poprawa struktury organizacyjnej firmy, badania i rozwój technologii produkcji, wielkośći rodzaj inwestycji, rozwój personelu, poprawa wydajności, zintegrowane zarządzanie jakością są niezbędne. W tego typu badaniach część diagnostyczna jest połączona z prognozami, które określają przyszłość firmy. Jeśli są optymistami, w praktyce gospodarczej nazywa się je strategiami lub planami rozwoju.
Problemy funkcji planowania strategii
Wśród głównych problemów związanych z funkcją planowania procesu planowania strategicznego są:
- Procedury łączenia strategii jakości z projektami oddolnymi są bardzo złożone;
- brak elastyczności i możliwości adaptacji w modelach planowania strategii;
- Głównym celem strategii jest kapitalizacja firmy. Szczególnie typowe dla warunków Rosji.
Wniosek
Tak więc planowanie strategiczne należy rozumieć jako funkcję zarządzania, która jest procesem wyboru celów organizacji i możliwości ich osiągnięcia. Zapewnia realizację większości decyzji zarządczych dotyczących przyszłości firmy. Sam proces ma znaczenie we współczesnych rosyjskich warunkach ostrej konkurencji na rynku. Jest to zespół funkcji zarządczych, który dystrybuuje zasoby firmy, dostosowuje ją do otoczenia zewnętrznego i tworzy koordynację wewnętrzną. Sam proces planowania strategicznego pełni funkcję zrozumienia bieżącej działalności firmy i planowania przyszłych prognoz w oparciu o dostępne informacje.
Do głównegofunkcje planowania strategicznego obejmują alokację zasobów, dostosowanie do otoczenia zewnętrznego, koordynację wewnętrzną i regulacje, zmiany organizacyjne.
