Nota wyjaśniająca do projektu jest uważana za jeden z podstawowych dokumentów w ramach kursu lub pracy magisterskiej. To tutaj gromadzone są wszystkie niezbędne informacje o uzasadnieniu wybranego projektu, jego opisie, zakresie, właściwościach technicznych, podane są wszystkie niezbędne obliczenia.
W celu prawidłowego i kompetentnego opracowania tego dokumentu konieczne jest dogłębne przestudiowanie specjalnej literatury edukacyjnej, regulacyjnej i periodycznej. Nota wyjaśniająca do projektu powinna podkreślać wszystkie główne zagadnienia tematu. Dokument ten powinien zawierać zarówno analizę literatury, jak i wyniki niezależnych badań lub eksperymentów, należy wziąć pod uwagę wszystkie nieodłączne cechy projektu lub części, należy przeprowadzić złożone obliczenia matematyczne wszystkich głównych elementów.
Każdy projekt, niezależnie od tego, czy jest to praca dyplomowa dotycząca opracowania nowej jednostki lub części maszyny, wprowadzenie nowego sprzętu do produkcji lub opracowanie projektu, projekt architektoniczny budynkulub struktury, muszą koniecznie składać się z dwóch części: projektowej i wyjaśniającej. W przypadku braku objaśnienia do projektu architektonicznego, pracy dyplomowej lub pracy semestralnej lub niepoprawnie wykonanej, część graficzna będzie traktowana jako jedynie opracowania teoretyczne.
Część tekstowa pracy musi być sporządzona zgodnie z obowiązującymi normami ESKD (Unified Design Documentation System) oraz wymaganiami norm SPDS (Project Documentation System for Construction) dla dokumentacji projektowej. Arkusze z tekstem muszą mieć odpowiednią formę i napis w tytule, wszystkie (oprócz tytułowego) są ponumerowane i umieszczone w specjalnym folderze.
Nota wyjaśniająca do projektu dyplomowego musi koniecznie zawierać następujące sekcje:
1. Strona tytułowa z nazwą tematu projektu.
2. Treść pracy - odpowiednie rozdziały i podrozdziały, lista załączonych rysunków i schematów.
3. Wstęp składający się z przeglądu wykorzystanych źródeł, części analitycznej i teoretycznej.
4. Część ekonomiczna, uzasadniająca wskaźniki techniczno-ekonomiczne opracowywanego projektu.
5. Część z obliczeniami bezpieczeństwa eksploatacji konstrukcji i ochrony pracy.
6. Ostatnia część zawiera wnioski dotyczące projektu, znaczenie i uzasadnienie wyboru.
7. Lista wykorzystanej literatury i źródeł.
8. Zastosowania (schematy, tabele i rysunki projektowe).
Uwaga wyjaśniająca doProjekt powinien mieć przejrzystą strukturę i spójną linię prezentacji. Przekonujące argumenty i dokładne obliczenia, zwięzłe i jasne sformułowania to główne wymagania przy opracowywaniu części tekstowej.
Nota wyjaśniająca do projektu została sporządzona na papierze A4. Tekst może być napisany odręcznie, wyraźnym i zrozumiałym pismem odręcznym lub wykonany w technologii druku. W przypadku korzystania z urządzeń biurowych tekst powinien być umieszczony w odstępach podwójnych.
