Przy prezentowaniu wyników pracy bardzo ważne jest przygotowanie apelu do audytorium z uwzględnieniem podstawowych wymagań dotyczących komunikacji ustnej. Konstrukcja raportu zapewnia przejrzystą i zwięzłą prezentację informacji, która jest łatwo przyswajalna przez odbiorców. W związku z tym ważne jest przestrzeganie zasad prezentacji raportu, co sprawi, że Twoje wystąpienie będzie ciekawe.
Głównym celem prelegenta jest zasadniczo:
- aby poinformować słuchaczy o czymś w krótkim czasie;
- zademonstruj materiał wizualny (diagramy, wykresy, wykresy…);
- spróbuj przekazać informacje w najłatwiej dostępny sposób;
- aby wykrystalizować najbardziej przydatne i ważne informacje z całego tomu, przedstawiać dane i fakty tak, aby były łatwe do zapamiętania.
W zależności od celu, tematu i dziedziny działalności, w której jest publikowany, projekt raportu również zależy. Możesz napisać wiadomość w dowolnej formie, a także swobodnie zachowywać się w stosunku do mówcy podczas demonstracji. Czasami konieczne jest przestrzeganiewymagane klocki.
Na przykład projekt raportów w dziedzinie naukowej jest zawsze ustrukturyzowany i identyczny z pracą naukową, na której proponowana jest prezentacja.
Rzućmy okiem na główne elementy raportu. Jako przykład weźmy projekt raportu przedstawiającego pracę naukową. Podobny algorytm działań nadaje się do przygotowania raportu na dowolny temat.
- Tekst musi zaczynać się od pozdrowienia. Na przykład: „Drodzy uczestnicy, członkowie komisji, goście (tu należy wymienić główne grupy obecnych osób, w zależności od charakteru wydarzenia)!”.
- Zapoznanie obecnych z jasnym tytułem tematu raportu. Możesz to zrobić: „Twoja uwaga jest proszona o raport na ten temat… Zacznę od…” (Jeśli jest to temat naukowy, możesz zacząć od trafności proponowanego tematu, a następnie przejść dalej do celu, zadań, a następnie do przeglądu procesu i wyników).
- Dalej, po części wprowadzającej, możesz zacząć powtarzać główny proces badań naukowych (marketingowych itp.). Wskazane jest podkreślenie tego przejścia słowami. Odbiorcom łatwiej będzie się orientować, a Tobie łatwiej będzie utrzymać ich uwagę. Można to sformułować w następujący sposób: „Teraz przejdę do głównych wyników badania. Pozwolę sobie teraz bardziej szczegółowo przedstawić etapy naszych badań.”
- Byłoby bardzo dobrze podzielić wszystkie informacje na bloki. Można to zrobić proponując rozpatrzenie całego procesu w osobnych etapach. Na przykład: „Badania na ten temat… odbyły się wKilka etapów. Teraz porozmawiamy o nich krótko. Tak więc na pierwszym etapie zwróciliśmy się do… „.
Ta część raportu jest najbardziej pouczająca, dłuższa, więc musisz upewnić się, że zainteresowanie odbiorców nie osłabnie. Pomogą Ci w tym różne materiały prezentacyjne zawierające wykresy, diagramy, ilustracje itp.
Ale należy pamiętać, że ich nadmierna ilość może jeszcze bardziej męczyć publiczność i powodować irytację. Dlatego warto wybierać najważniejsze i niezbędne slajdy, które wzmacniają Twoją mowę, i unikać kalejdoskopu wszelkiego rodzaju obrazków, których dana osoba z trudem zobaczy, nie mówiąc już o ich zrozumieniu.
- Warto wziąć pod uwagę, że musisz jasno zrozumieć, jaka ilustracja towarzyszy tekstowi. Muszą się dopasowywać i uzupełniać. W tekście całego raportu bardzo konieczne jest robienie notatek o tym, jaki dokładnie slajd powinien znajdować się na ekranie, gdy wymawiasz określone słowa.
- Na końcu raportu konieczne jest krótkie podsumowanie najważniejszych rzeczy, aby wyciągnąć logiczny wniosek. Krótko mówiąc. do czego doszedłeś w swoich wnioskach, jakie ścieżki rozwoju widzisz dalej.
- Nie zapomnij wyrazić wdzięczności za uwagę, zaproponuj przejście do dyskusji.
Na zakończenie możemy powiedzieć tak: „Dziękuję (komuś) za możliwość przemówienia, obecnym za ich uwagę. Proponuję przejść do omówienia przedstawionych wyników.”
Jak widać, projekt raportu powinien być jak najbardziej uporządkowany. To jestpomoże samemu prelegentowi łatwo poruszać się po informacjach, odpowiadać na pytania, być w stanie powracać do tekstu raz za razem w przypadku punktów dyskusyjnych, a także w trakcie całej dyskusji.
