Projektowanie struktur organizacyjnych to krok po kroku metodologia, która identyfikuje dysfunkcyjne aspekty przepływu pracy, procedur i systemów, dostosowuje je do aktualnych realiów i celów biznesowych, a następnie opracowuje plany wdrażania nowych zmian. Proces ma na celu poprawę zarówno technicznych, jak i personalnych aspektów działalności.
W przypadku większości firm proces projektowania skutkuje większą poprawą organizacji, wyników (rentowność, obsługa klienta, operacje wewnętrzne) oraz pracowników, którzy są upoważnieni i zaangażowani w biznes.
Celem procesu projektowego jest kompleksowe i holistyczne podejście do doskonalenia organizacyjnego, które ma wpływ na wszystkie aspekty życia korporacyjnego, dzięki czemu możesz osiągnąć następujące korzyści przy opracowywaniu odpowiedniej metodologii:
- Świetna obsługa klienta.
- Zwiększenie rentowności.
- Spadek pracywydatki.
- Większa wydajność i czas cyklu.
- Kultura oddanych i zaangażowanych pracowników.
- Jasna strategia zarządzania i rozwoju firmy.
Design odnosi się do integracji ludzi z podstawowymi procesami biznesowymi, technologiami i systemami. Dobrze zaprojektowana organizacja zapewnia, że forma firmy jest zgodna z jej celem lub strategią, odpowiada wyzwaniom związanym z realiami biznesowymi oraz znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że wspólne wysiłki ludzi zakończą się sukcesem.
Wraz z rozwojem firm, a wyzwania w środowisku zewnętrznym stają się coraz bardziej złożone, procesy biznesowe, struktury i systemy, które kiedyś działały, stają się barierami dla wydajności, obsługi klienta, morale pracowników i rentowności finansowej.
Organizacje, które nie aktualizują się okresowo, cierpią na takie objawy, jak:
- Nieefektywny przepływ pracy bez podziałów i kroków bez wartości dodanej.
- Nadmierny wysiłek („nie mamy czasu, aby zrobić to dobrze, ale mamy czas, aby zrobić to ponownie”)
- Praca pofragmentowana z niewielką dbałością o większe dobro.
- Brak wiedzy i orientacji na klienta.
- Brak odpowiedzialności („To nie jest moja praca”).
- Zakrywaj i obwiniaj zamiast identyfikować i rozwiązywać problemy.
- Opóźnienia w podejmowaniu decyzji.
- Ludzie nie mają informacji ani uprawnień do rozwiązywania problemów.
- Zarząd, a nie linia frontu, jest odpowiedzialny za rozwiązywanie problemów, gdy coś pójdzie nie tak.
- To dużo kosztujeczas coś zrobić.
- Systemy są słabo zdefiniowane lub wzmacniają niewłaściwe zachowanie.
- Nieufność między pracownikami a kierownictwem.
Użyte metody
Ważne jest, aby wziąć pod uwagę, że w grę wchodzą różne systemy interakcji. Chociaż proces projektowania struktur organizacyjnych można dostosować do wielkości, złożoności i potrzeb każdej firmy, nie ogranicza się on do wewnętrznych wymagań wyższego kierownictwa. Każda ścieżka rozwiązania jest opracowywana indywidualnie. Sam system opiera się na następujących metodach, które zostaną wymienione poniżej.
1. Karta procesu planowania
Jako dyrektorzy wyższego szczebla zebraliście się razem, aby omówić bieżące wyniki biznesowe, stan firmy, wymagania środowiskowe oraz potrzebę rozpoczęcia takiego procesu. Jakie są następne działania? Ustalasz kartę dla procesu projektowania organizacyjnego. Obejmuje „powód zmiany”, pożądane wyniki, zakres, przydział zasobów, harmonogram, uczestnictwo, strategię komunikacji i inne parametry, które będą kierować projektem.
Od czasu do czasu kierownictwo może przejść przez proces planowania strategicznego lub proces rozwoju zespołu przed rozpoczęciem inicjatywy zmiany projektu, w zależności od tego, jak jasno rozumie swoją strategię i jak dobrze współpracuje jako zespół.
2. Opracowanie nowej polityki
Zespół zarządzający (lub inne osoby, które zostały zaproszone do udziału w procesie) patrzą w przyszłość i projektują organizacjęstruktury zawierające zalecenia dotyczące „idealnej przyszłości”. Na tym poziomie etapy tego procesu obejmują:
- Określ swoją główną zasadę organizacji.
- Optymalizacja podstawowych procesów biznesowych, które skutkują przychodami lub wynikami dla klientów.
- Dokumentacja i standaryzacja procedur.
- Organizowanie ludzi wokół podstawowych procesów. Określenie liczby personelu wymaganego do głównej pracy.
- Zdefiniuj zadania, funkcje i umiejętności. Jakie są wskaźniki wydajności dla każdej funkcji zespołu? Jak są oceniani i pociągani do odpowiedzialności?
- Identyfikuj sprzęt, układ i potrzeby kadrowe dla różnych zespołów i działów w całej organizacji.
- Zdefiniuj zasoby wsparcia (finanse, sprzedaż, personel), misję, personel i ich lokalizację.
- Zdefiniuj strukturę zarządzania zapewniającą wsparcie strategiczne, koordynacyjne i operacyjne.
- Poprawa systemów koordynacji i rozwoju (zatrudnianie, szkolenia, wynagrodzenie, dzielenie się informacjami, wyznaczanie celów).
W pewnym momencie proces projektowania zamienia się w planowanie przejścia, ponieważ ustalane są krytyczne terminy wdrożenia i tworzone są konkretne plany działania w celu wdrożenia nowego projektu.
Kluczową częścią tego kroku jest przekazanie postępów innym członkom organizacji. Opracowano plan komunikacji, który edukuje ludzi o tym, co się dzieje. Edukacja przynosi świadomość i włączeniekażdego - do początku zobowiązań.
3. Realizacja projektu
Teraz zadaniem jest ożywienie projektu. Metody projektowania struktur organizacyjnych powinny zawsze zawierać elementy wdrożeniowe. Bez nich zadania nie będą działać. Ludzie są zorganizowani w naturalne grupy robocze, które uczą się nowego planu, umiejętności zespołowych i tworzenia grup inicjatywnych. Badane są nowe role zawodowe i nawiązywane są nowe relacje w jednostce i poza nią.
Zmieniane są urządzenia i środki techniczne. Zmieniono i dostosowano systemy wynagradzania, doskonalenia wyników, wymiany informacji, podejmowania decyzji i zarządzania. Niektóre z nich można zrobić szybko. Niektóre firmy mogą wymagać więcej szczegółów i być wdrażane przez dłuższy czas.
Wytyczne
Organizacyjne metody projektowania pełnią różne funkcje biznesowe. Zostały zaprojektowane z myślą o zaspokojeniu określonych motywów. Należy również dołożyć starań, aby dostosować strukturę organizacyjną do zmieniających się potrzeb. Dobry system nie tylko ułatwia komunikację, ale także zwiększa efektywność w różnych segmentach. Dlatego przy opracowywaniu ważne jest, aby zwracać uwagę na zasady.
1. Zachęcanie do wydajności
Projektowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa zawiera pewne pozytywne elementy dla pracowników. W odpowiedzi możesz uzyskać pozytywną odpowiedź od pracowników. Głównym celem struktury organizacyjnej jest zapewnienie efektywności różnych funkcji. Systematyczna praca nie pozostawia nic przypadkowi, a każde działanie będzie skoordynowane tak, aby wykonać je maksymalnie.
Członkowie organizacji dążą do maksymalizacji produkcji towarów i usług z danych zasobów. Podejmowane są starania o systematyczne, racjonalne i skoordynowane wysiłki w celu kontrolowania różnych odpadów i strat. Opracowano różne modele organizacyjne, aby zapewnić efektywność działań. Są zdeterminowani, aby osiągnąć swoje cele.
2. Komunikacja
Projektowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa obejmuje moment tworzenia kontaktów we wszystkich działach. Komunikacja to problem numer jeden w każdej organizacji. Dobra struktura zapewnia właściwy kanał komunikacji pomiędzy osobami pracującymi w organizacji. Ustanowione relacje sprawozdawcze i hierarchia zgłaszających są również wskazane w dobrej strukturze. Potrzebny jest proces komunikacji poziomej, pionowej i bocznej, a odbywa się to poprzez dobrze zaplanowaną strukturę.
3. Optymalne wykorzystanie zasobów
Właściwa alokacja zasobów pomaga również w ich optymalnym wykorzystaniu. Projektowanie struktury organizacyjnej organizacji przypisuje ważniejsze miejsce działaniom zmierzającym do osiągnięcia wspólnych celów. Zdarzenia są rozmieszczane zgodnie z ich znaczeniem w systemie i tworzone są odpowiednie zalecenia dotyczące alokacji zasobów. Optymalna alokacja aktywów jest niezbędna dla rozwoju firmy.
4. Zadowolenie z pracy
Dobrazaprojektowanie struktury organizacyjnej organizacji zapewnia, że obowiązki i odpowiedzialność różnych osób pracujących w firmie są jasno przydzielone. Oferty pracy są rozdzielane zgodnie z ich wiedzą, doświadczeniem i specjalizacją. Ludzie mają szansę wyjaśnić swoją pracę. Satysfakcja z pracy będzie odczuwalna, gdy ludzie będą mogli pracować w określonych granicach.
5. Kreatywne myślenie
Zasady projektowania struktur organizacyjnych mogą obejmować elementy dowolnie planować i wykonywać swoją pracę. Pozwala jednostce myśleć i rozwijać nowe i lepsze sposoby realizacji zadań. Struktura organizacyjna stara się umieszczać ludzi w miejscach, w których są najbardziej odpowiedni. Wiele osób przyczyniło się do rozwoju myślenia menedżerskiego poprzez swoją kreatywność w określonej części firmy.
6. Łatwość zarządzania
Zasady projektowania struktur organizacyjnych opierają się również na optymalizacji tego procesu. W biznesie pracuje wiele osób. Ich funkcja powinna być zdefiniowana, a obowiązki przypisane zgodnie z wymaganiami organizacji. Dobra struktura pomoże nawiązać relacje między osobami pracującymi na różnych stanowiskach. System organizacyjny to mechanizm, za pomocą którego kierownictwo kieruje, koordynuje i kontroluje działania różnych osób.
Dobrze przemyślana struktura pomoże zarówno w zarządzaniu, jak i prowadzeniu firmy. Gwarantuje się, że żadna działalność nie zostanie pozostawiona bez opieki, a praca zostanie rozprowadzona wzgodnie z możliwościami wykonujących ją osób. Dobrze przemyślane etapy projektowania organizacyjnego są świetną pomocą w dobrym zarządzaniu. Rozważ je.
Etapy projektowania
Tworzenie systemu musi spełniać wymagania firmy. Powinno to zapewnić optymalne wykorzystanie siły roboczej i prawidłowe wykonywanie różnych funkcji. Niezbędne są harmonijne relacje między ludźmi na różnych stanowiskach. Projektowanie konstrukcji to ważne zadanie, które należy dokładnie przemyśleć. Poniżej zostaną wymienione główne punkty, w których opracowywane jest kompletne planowanie.
Krok 1: Definiowanie działań
Należy określić działania, które należy podjąć, aby osiągnąć cele firmy. Wymagane jest również zdefiniowanie funkcji, które muszą być wykonane, aby osiągnąć różne cele oraz działań związanych z tymi funkcjami. Bez tego etapu projektowania struktury organizacyjnej menedżerowie nie będą w stanie uzyskać pożądanego rezultatu.
Główne działania są podzielone na kilka podtypów każdej branży. Przy definiowaniu gatunków należy pamiętać, że żaden z nich nie uniknął powielania czynności, a różne funkcje są wykonywane w sposób skoordynowany.
Krok 2: Grupowanie działań
Ściśle powiązane i podobne działania są pogrupowane dla działów i branż. Koordynację między działaniami można osiągnąć jedynie poprzez odpowiednią akumulację. Zgrupowane widokiczynności mogą być przypisane do różnych stanowisk. Udzielanie wskazówek poszczególnym osobom tworzy autorytet i odpowiedzialność. Ten czynnik w projektowaniu struktur organizacyjnych pozwala zwiększyć znaczenie konkretnego pracownika. Uprawnienia są delegowane na niższe poziomy różnych działów i ustalane są obowiązki.
Etap 3: Delegowanie uprawnień
Delegacja to proces administracyjny, w którym ludzie robią coś innego, czyniąc ich odpowiedzialnymi. Gdy w organizacji tworzone są różne stanowiska pracy, tym osobom przypisuje się stanowisko. Aby wykonać zadanie, potrzebujesz autorytetu. Uprawnienia są delegowane na różne osoby zgodnie z podziałem odpowiedzialności. Ostatni etap projektowania struktury zarządzania organizacją powinien to wyraźnie odzwierciedlać. W procesie przydzielania zadań w organizacji tworzony jest autorytet, system, który określa, kto będzie z kim formalnie współdziałać.
Cechy dobrego systemu
Zaprojektowanie struktury organizacyjnej sugeruje, że tworzone urządzenie musi spełniać różne potrzeby i wymagania firmy. Należy pamiętać, że każda firma ma swoją unikalną formę zarządzania. Jeśli weźmiemy pod uwagę cechy jako całość, podsumowując, będą one wyglądać następująco.
1. Wyraźna linia upoważnienia
Podstawy projektowania struktur ładu organizacyjnego zaczynają się od stworzenia podstawowej hierarchii. Musi istnieć wyraźna linia władzy od góry do dołu. Przekazanie uprawnień powinno odbywać się etapami i zgodnie z charakterem przydzielonej pracy. Wszystko worganizacje muszą mieć pełne zrozumienie pracy i uprawnień przekazanych konkretnej osobie. W przypadku braku tej jasności nastąpi zamieszanie, spory i konflikty.
2. Odpowiednie delegowanie uprawnień
Zadania projektowania struktur organizacyjnych obejmują dodatkowo kompetentny podział odpowiedzialności. Delegowanie władzy musi być zgodne z ustaloną odpowiedzialnością.
Jeśli nie ma wystarczającej ilości energii, aby otrzymać przydzielone zadanie, zadanie nie zostanie ukończone. Czasami menedżerowie przydzielają zadania podwładnym bez nadawania im odpowiednich uprawnień, wskazując na brak podejmowania decyzji z ich strony. Nieodpowiednie przydziały spowodują problemy dla podwładnych, ponieważ mogą nie być w stanie spełnić ustalonych wymagań.
3. Mniej poziomów zarządzania
Projektowanie elementów struktury organizacyjnej powinno unikać skomplikowanych wzorców. W miarę możliwości konieczne jest zmniejszenie, ale w rozsądnych granicach, poziomów zarządzania. Im większa liczba tych poziomów, tym większe opóźnienie w dostępie. Przenoszenie decyzji z góry na dół potrwa dłużej.
Podobnie informacje z niższych poziomów będą potrzebowały dużo czasu, aby dotrzeć na szczyt. Liczba poziomów zarządzania zależy od charakteru i skali działalności. Nie można określić konkretnej liczby struktur dla każdego problemu, ale należy dołożyć starań, aby ograniczyć je do minimum. Ta optymalizacja obniży kosztyczas.
4. Zakres kontroli
Proces projektowania struktur ładu organizacyjnego powinien obejmować również funkcje nadzorcze. Stopień nadzoru odnosi się do liczby osób, które kierownik może bezpośrednio nadzorować. Osoba powinna jedynie śledzić liczbę podwładnych, z którymi może komunikować się bezpośrednio.
Liczba nadzorowanych osób nie może być ustalona uniwersalnie, ponieważ będzie zależeć od charakteru pracy. Należy dołożyć starań, aby utrzymać dobrze zarządzaną grupę pod nadzorem, w przeciwnym razie wystąpi nieefektywność i słaba wydajność.
5. Prostota i elastyczność
Podejścia do projektowania struktur organizacyjnych nie powinny się komplikować. Nie powinieneś dodawać niepotrzebnych poziomów kontroli. Dobra struktura powinna unikać niejasności i zamieszania. System musi być również elastyczny, aby dostosować się do zmieniających się potrzeb.
Może nastąpić rozszerzenie lub dywersyfikacja, co wymagałoby zmiany klasyfikacji obowiązków i odpowiedzialności. Struktura organizacyjna musi być zdolna do wprowadzania nowych zmian bez dostosowywania podstawowych elementów. Dzięki temu nie zmienisz wszystkich wprowadzonych wcześniej przepisów.
Podstawowe elementy
Analiza projektu organizacyjnego powinna pokazać strategię wdrażania talentów w firmie. To, czy wdrożenie to osiągnie cel biznesowy, zależy częściowo od siły całego systemu wewnętrznego. Projekt organizacyjny tworzy relacje robocze między ludźmi, wyznacza granice odpowiedzialności iokreśla kto jest odpowiedzialny przed kim.
Istnieje kilka sposobów na zorganizowanie firmy. Prawidłowe zasady projektowania struktur zarządzania organizacją wynikają z potrzeb i aspiracji firmy. Na tej podstawie promują właściwych ludzi.
1. Strategia
Najlepsze podejście do projektowania organizacji uwzględnia plany strategiczne firmy. Takie działania wynikają z wizji firmy. Misja – powód istnienia firmy – jej cel.
Wizja to najwyższe osiągnięcie firmy, realizacja postawionych zadań. Wszystkie strategie starają się zrealizować wizję, a struktura organizacyjna musi te wysiłki wspierać. Na przykład firma, która zdecydowała się na ekspansję na rynki zagraniczne, może skonsolidować się w dywizje geograficzne. Zmiany w strategii wymagają zaktualizowanego projektu konstrukcyjnego
2. Czynniki środowiskowe
Środowisko biznesowe, w którym pracują pracownicy, nie może być ignorowane przez projektantów organizacji. Nieprzewidywalny, szybko zmieniający się system wymaga elastyczności, zdolności adaptacyjnych i współpracy międzyagencyjnej.
W takiej sytuacji zaprojektowanie struktury organizacyjnej kierownictwa przedsiębiorstwa typu mechanicznego ograniczy zręczność i szybkość reakcji personelu. Zamiast tego deweloperzy mogą zbudować organiczny, horyzontalny system, który wyrównuje poziomy rządu i decentralizuje podejmowanie decyzji. Jednocześnie stabilne środowisko pozwala na stosowanie kontroli, dobrze zdefiniowanych zadań i scentralizowanej władzy w strukturze mechanicznej.z pionowymi poziomami rosnącej siły.
3. Wielkość firmy
Małe firmy z kilkoma osobami często mają różne role, są nieformalne i nie piszą wielu reguł. Ponieważ firma powstaje organicznie, błędem byłoby próbować narzucić jej formalną, mechanistyczną strukturę. Projekt struktury organizacyjnej i systemu w tym przypadku nie powinien zawierać imperatywnych i konserwatywnych elementów prowadzenia działań wewnętrznych.
Byłoby to bezużyteczne działanie. Ponadto niepotrzebna biurokracja może zakłócać operacje. Duże organizacje potrzebują większej kontroli i nadzoru. Mechaniczna struktura zapewnia wyraźną odpowiedzialność i odpowiedzialność, dlatego jest odpowiednia dla firm z dużą liczbą pracowników.
4. Wiek firmy
Na początku życia firmy jej mały rozmiar zapewnia organiczne właściwości strukturalne, które promują elastyczność i zwinność. Wraz z rozwojem i rozwojem firmy zaczyna się:
- mechanizować, dodając zasady, zasady i procedury;
- wyznacz jasno określone cele;
- wdrożenie rozbudowanych systemów kontroli wewnętrznej i łańcuchów poleceń.
W skrócie, dojrzałość rodzi biurokrację. Im starsza firma, tym większe prawdopodobieństwo, że system wewnętrzny stanie się niewydolny, tworząc barierę dla innowacji, zdolności adaptacyjnych i szybkich reakcji. Proces projektowania organizacyjnego musi uwzględniać zakres, w jakim stara firma musi się zrestrukturyzować, aby zmniejszyć jejzmechanizowany system. W przeciwnym razie mogą pojawić się poważne problemy kierownicze i kadrowe.
Projekty strukturalne
Projekty konstrukcyjne mają swoje wady i zalety, dlatego projektanci muszą dokładnie rozważyć każdy krok. Dwoma wspólnymi tematami są tutaj podziały funkcjonalne i podziałowe. Struktura funkcjonalna tworzy działy według działań takich jak produkcja, marketing i finanse.
Działania w klastrach zwiększają wydajność, ale mogą tworzyć bariery między działami. Struktura pionowa grupuje ludzi według produktu, klienta lub lokalizacji geograficznej, tworząc efektywnie małe firmy z własnymi możliwościami marketingowymi, finansowymi i produkcyjnymi. Dzięki temu działy są skoncentrowane i szybko reagują, ale duplikuje działalność biznesową między działami i wewnątrz firmy jako całości.
Schemat typu sterowania
Schemat organizacyjny to wizualna reprezentacja formalnego typu projektu. Plan pokazuje strukturę organizacji, relacje i względne poziomy stanowisk w każdej branży. Pomaga uporządkować miejsce pracy, wyznaczając kierunek kontroli podwładnym.
Nawet mała jednoosobowa firma może użyć pewnego rodzaju schematu organizacyjnego, aby zobaczyć, jakie funkcje należy wykonać. Takie planowanie i wizja porządkuje pracę i pomaga realizować wszystkie zadania oraz rozwiązywać pojawiające się problemy komunikacyjne.problemy.
Schematy organizacyjne oferują następujące korzyści:
- Skutecznie komunikuj informacje organizacyjne, usługowe i korporacyjne.
- Umożliw menedżerom podejmowanie decyzji dotyczących zasobów, stwórz podstawę do zarządzania zmianami i przekaż informacje operacyjne w całej organizacji.
- Wszystko związane z biznesem powinno odbywać się w przejrzysty i przewidywalny sposób.
- Zapewnia szybkie zastąpienie formalnych hierarchii biznesowych.
- Informuje wszystkich w organizacji, kto jest za co odpowiedzialny i kto komu podlega.
Istnieje oczywiście kilka ograniczeń dotyczących widoków projektu organizacji:
- Są statyczne i nieelastyczne, często przestarzałe, gdy firmy zmieniają się i przechodzą przez fazy wzrostu.
- Nie pomagają zrozumieć, co naprawdę dzieje się w nieformalnej organizacji. W rzeczywistości organizacje są często dość chaotyczne.
- Nie radzą sobie ze zmieniającymi się granicami firm z powodu outsourcingu, technologii informatycznych, sojuszy strategicznych i gospodarki sieciowej.
Na wczesnym etapie firma może zdecydować się nie tworzyć formalnej struktury organizacyjnej. Jednak firma musi istnieć nawet bez jasno określonego planu, aby przebieg jej rozwoju odniósł sukces. Większość małych firm uważa schematy organizacyjne za przydatne, ponieważ pomagają właścicielowi lub menedżerowi śledzić rozwój i zmiany w każdej branży i kierunku.
Wniosek
To podejście projektowe prowadzi do znacznej poprawy jakości, obsługi klienta,czas cyklu, zmniejszona rotacja i absencja, zwiększona wydajność z 25 do co najmniej 50%. Dobrą wiadomością jest to, że plan może być używany w prawie każdym rodzaju i wielkości firmy. Czas potrzebny na wykonanie projektu różni się w zależności od charakteru, wielkości i zasobów firmy. Duże i złożone projekty można zrealizować w ciągu kilku dni. Małe firmy wymagają znacznie mniej czasu i zasobów.
