Wewnętrzna kontrola i audyt powinny zajmować pierwsze miejsce w każdej firmie, która ma ograniczone zasoby i nie chce zbankrutować. W ogromie Rosji aspekt ten nie traci na znaczeniu zarówno pod względem legislacyjnym, jak i instytucjonalno-zawodowym. Czym więc jest organizacja audytu wewnętrznego?
Zajmowanie się terminologią
Zwróćmy uwagę na podstawowe pojęcia, a przede wszystkim przeanalizujemy czym jest audyt wewnętrzny. Sformułowaniem tym określa się czynności regulowane wewnętrznymi dokumentami organizacji w celu kontroli różnych aspektów pracy struktury i jednostek zarządzających, która jest wykonywana przez przedstawicieli upoważnionego organu w ustalonych ramach.
Końcowym konsumentem informacji może być rada dyrektorów, walne zgromadzenie akcjonariuszy lub członków firmy, organ wykonawczy itd.
Celem, do którego dążymy, jest pomoc łączem zarządzającym w skutecznej kontroli różnych elementów systemu. Główne zadanie -dostarczać rzetelnych informacji w różnych interesujących kwestiach. Audytorzy wewnętrzni pełnią funkcje ogólne:
- Oceń adekwatność systemu(-ów) sterowania. Oznacza to przeprowadzanie kontroli powiązań, przedstawianie uzasadnionych i rozsądnych propozycji mających na celu wyeliminowanie zidentyfikowanych niedociągnięć, a także przygotowywanie rekomendacji zwiększających efektywność zarządzania.
- Ocena wydajności. Wiąże się z przedstawieniem ocen eksperckich dotyczących różnych aspektów funkcjonowania organizacji, a także przedstawieniem uzasadnionych propozycji w zakresie ich doskonalenia.
Różnorodność gatunkowa
Czym może być system audytu wewnętrznego? Podświetl:
- Audyt funkcjonalny systemu(ów) zarządzania. Przeprowadza się go w celu oceny produktywności i efektywności dowolnej sekcji działalności gospodarczej.
- Audyt międzyfunkcyjny. Ocenia jakość wykonania różnych zadań, a także wzajemne połączenia i interakcje w kraju.
- Audyt organizacyjny i technologiczny systemu(ów) zarządzania. Jest wyświetlany podczas sprawowania kontroli nad różnymi linkami. Interesujące jest wszystko, co dotyczy zarządzania. Szczególną uwagę zwraca się na racjonalność technologiczną i/lub organizacyjną.
- Audyt działań. Polega na przeprowadzeniu obiektywnej ankiety oraz kompleksowej analizie wszystkich obszarów pracy i realizowanych projektów w celu zidentyfikowania możliwości doskonalenia. Oprócz,można rozpocząć weryfikację elementów łączących organizację z otoczeniem zewnętrznym. Przykłady obejmują kontakty zawodowe, wizerunek i tym podobne. Tutaj audytorzy stają przed pytaniem o znalezienie mocnych i słabych stron pracy organizacji oraz ocenę stabilności jej pozycji w systemach wyższego rzędu oraz perspektyw rozwoju i wzrostu.
- Jeżeli audyt jest przeprowadzany jednocześnie w czterech poprzednich punktach, oznacza się go jako kompleksowy audyt systemu zarządzania organizacji.
- Sprawdzanie zgodności z przepisami. W takim przypadku ustala się, czy przestrzegane są przepisy ustawowe, wykonawcze i instrukcje organów zarządzających struktury organizacyjnej.
- Sprawdzanie poprawności. Oznacza to sprawowanie kontroli nad działalnością urzędników pod względem ich racjonalności, rozsądku, celowości, użyteczności, ważności ich decyzji.
Teoretyczny aspekt budowy systemu
Więc rozważyliśmy punkty teoretyczne. Ale jak powstaje służba audytu wewnętrznego? Początkowo administracja opracowuje politykę i procedury wykonawcze firmy. Ale pracownicy nie zawsze mogą je zrozumieć, często po prostu je ignorują, a menedżerowie czasami nie mają wystarczająco dużo czasu, aby sprawdzić i wykryć niedociągnięcia w odpowiednim czasie. W tym celu tworzona jest służba audytu wewnętrznego. Ich zadaniem jest pomoc menedżerom w sprawach kontroli, zabezpieczenie przed nadużyciami urzędu i błędami, identyfikacja obszarów ryzyka i pracynad eliminacją przyszłych niedoborów lub niedociągnięć. Ponadto mogą pomóc zidentyfikować i wyeliminować słabości systemów zarządzania. Wszystko to powinno być omówione z najwyższymi władzami, dla których zbierane są informacje.
Etapy budowy systemu
Powiedzmy, że musimy zapewnić wysokiej jakości i kompletny audyt wewnętrzny w przedsiębiorstwie. Aby to zrobić, powinieneś zorganizować wieloetapowy proces, który obejmuje następujące kroki:
- Analiza krytyczna, po której następuje porównanie zdefiniowanych wcześniej celów ekonomicznych funkcjonowania organizacji, strategii i taktyki struktury, przyjętego kierunku działania, możliwości.
- Opracowywanie, a następnie dokumentowanie ulepszonej koncepcji biznesowej, która odzwierciedla wszystkie potrzeby i potrzeby. Powinna także przewidywać zestaw środków, które pozwolą na jego skuteczne wdrożenie i rozwój w przyszłości. Ponadto należy zwrócić uwagę na najważniejsze punkty. Dla nich można przygotować odrębne zapisy, które mają wpływ na politykę kadrową, księgową, zaopatrzeniową, marketingową, innowacyjną, produkcyjno-technologiczną, finansową i inwestycyjną. Powinny one opierać się na dogłębnej analizie każdego elementu i wybrać najbardziej odpowiednie opcje dla organizacji.
- Analiza efektywności obecnej struktury z późniejszą korektą. Powstaje przepis mający wpływ na strukturę organizacyjną, w którym konieczne jest opisanie wszystkich powiązań organizacyjnych, ze wskazaniem administracyjnych, funkcjonalnych i metodologicznychpodporządkowanie, obszary działania, pełnione funkcje, regulacje stosunków. Tworzony jest również schemat przepływu pracy.
- Utworzenie komórki audytu wewnętrznego.
- Opracowanie standardowych procedur. Umożliwia tworzenie formalnych instrukcji kontroli określonych transakcji gospodarczo-finansowych. Są niezbędne do oceny poziomu jakości (wiarygodności) informacji, efektywnego zarządzania zasobami oraz usprawnienia relacji między specjalistami.
Dlaczego kontrola wewnętrzna i audyt są konieczne?
Celowość takiej decyzji można wyrazić następującymi tezami:
- Umożliwia organowi wykonawczemu zapewnienie skutecznej kontroli nad poszczególnymi działami organizacji.
- Ukierunkowane kontrole i analizy przeprowadzane przez audytorów umożliwiają identyfikację rezerw produkcyjnych i kładą podwaliny pod wzrost wydajności, a także najbardziej obiecujące obszary rozwoju.
- Specjaliści, na barkach których sprawowanie kontroli często pełnią funkcje doradcze w odniesieniu do usług księgowych oraz finansowych i gospodarczych, a także urzędnicy głównej organizacji, jej oddziałów i spółek zależnych.
W takich przypadkach z reguły stosuje się jeden ogólny schemat, aby zapewnić maksymalne pokrycie i skuteczność. Wygląda to mniej więcej tak:
- Konkretny zakres zagadnień, którymi powinien zająć się dział audytu wewnętrznego, jest zidentyfikowany i jasno zdefiniowany. Dla nich tworzony jest system celów, odpowiadającypolityka firmy.
- Określono główne funkcje niezbędne do osiągnięcia celów.
- Łączenie tego samego rodzaju wskaźników w grupy i tworzenie na ich podstawie jednostek strukturalnych specjalizujących się w ich przetwarzaniu, wdrażaniu i osiąganiu.
- Opracowywany jest schemat relacji, który definiuje obowiązki, prawa i odpowiedzialność. Należy to opracować dla każdej jednostki strukturalnej, dokumentując wynik w przepisach i opisach stanowisk.
- Połączenie wszystkich elementów systemu w jedną całość. Ustalenie statusu organizacyjnego.
- Integracja działu audytu wewnętrznego z innymi częściami struktury zarządzania przedsiębiorstwem.
- Opracowanie wewnętrznych standardów pracy.
Po tym możemy porozmawiać o przeprowadzeniu audytu wewnętrznego.
O zasadach i wymaganiach
Co należy zrobić, aby uzyskać wydajny system? Aby to zrobić, konieczne jest zapewnienie zgodności z następującymi punktami:
- Zasada odpowiedzialności. Stanowi, że w przypadku audytu wewnętrznego osoba (grupa osób) przeprowadzająca audyt powinna ponosić odpowiedzialność dyscyplinarną, administracyjną i ekonomiczną za nienależyte wykonywanie swoich obowiązków.
- Zasada równowagi. Nierozerwalnie związany z poprzednim. Stwierdza, że audytorowi nie można powierzyć funkcji kontrolnych bez zapewnienia środków do ich wykonywania. Ponadto nie należy wydawać nic dodatkowego, co nie zostanie wykorzystane w pracy.
- Zasada terminowego zgłaszania odchyleń. Mówi, że wszelkie dodatkowe informacje ujawnione w okresie przeprowadzania audytu wewnętrznego powinny być jak najszybciej przekazywane do łącza kierowniczego. Jeśli ten wymóg nie jest spełniony, a niepożądane odchylenia nasilają się, traci się samo znaczenie kontroli.
- Zasada korespondencji między systemami zarządzanymi i zarządzającymi. Stwierdza, że system kontroli powinien być wystarczająco elastyczny, aby umożliwić skuteczną i odpowiednią weryfikację danych.
- Zasada złożoności. Mówi, że pełna kontrola wewnętrzna i audyt powinny obejmować obiekty różnego typu.
- Zasada rozdziału obowiązków. Przewiduje podział funkcji pomiędzy specjalistów w taki sposób, aby minimalizować nadużycia władzy i nie pozwalać jednostkom ukrywać problematycznych faktów.
- Zasada akceptacji i pozwolenia. Stanowi on, że należy zapewnić formalną koordynację wszystkich bieżących operacji finansowych i gospodarczych przez odpowiednich urzędników w ramach ich uprawnień.
Podstawowe wymagania dotyczące sukcesu
Już dobrze omówiliśmy audyt wewnętrzny. Cechy potrzebne do zwiększenia poziomu wydajności to:
- Roszczenie o naruszenie. Przewiduje konieczność stworzenia określonych warunków, które stawiają organizację lub jej pracownika (ich grupę) w niekorzystnej sytuacji i stymulują eliminację odchyleń.
- Unikanie zbyt dużej koncentracji podstawowych kontroli na jednej osobie, co może prowadzić do błędnych raportów i/lub nadużyć.
- Wymaganie zainteresowania administracji. Należy zapewnić uczciwą i wzajemną współpracę urzędników kontroli i zarządzania.
- Wymaganie odpowiedniości (akceptowalności) metodologii kontroli wewnętrznej. Przewiduje, że cele i zadania muszą być racjonalne i celowe, a także rozkład wykonywanych funkcji.
- Zapotrzebowanie na ciągłe doskonalenie i rozwój. Z czasem nawet najbardziej zaawansowane metody stają się przestarzałe. Dlatego system musi być elastyczny i dostosowany do nowych zadań, nawet z korektami.
- Wymaganie pierwszeństwa. Kontrola nad drobnymi operacjami nie powinna odwracać uwagi od naprawdę ważnych zadań.
- Wykluczenie zbędnych czynności kontrolnych. Konieczne jest zorganizowanie działań racjonalnie, bez wydawania dodatkowych środków i pracy.
- Wymaganie pojedynczej odpowiedzialności. Zapotrzebowanie na działanie i obserwację musi pochodzić z jednego ośrodka (indywidualnej lub określonej grupy).
- Wymaganie regulacji. Skuteczność systemu nadzoru wewnętrznego zależy bezpośrednio od tego, jakie i ile problemów przewidziała dokumentacja regulacyjna.
- Wymaganie potencjalnego podstawienia funkcjonalnego. Jeżeli jedna jednostka kontroli wewnętrznej tymczasowo wycofała się z procesu przeglądu, nie powinno to negatywnie wpłynąć na procedury lub przerwać działania.
O wydajności i skuteczności
Porównując audyt zewnętrzny i wewnętrzny, tworzą się dwa ważne obozy, z których każdy ma własną wizję tego, co jest najbardziej odpowiednie. Popierają swoje stanowiska dość ważkimi argumentami. Zatem dobry audyt wewnętrzny może opierać się na znajomości mechanizmów wewnętrznych w organizacji i identyfikować wiele potencjalnie niebezpiecznych lub obiecujących punktów, a zaangażowanie zewnętrznych specjalistów pozwala zminimalizować osobistą sympatię i zapewnić bezstronność audytu. Ogólnie rzecz biorąc, każda organizacja, w zależności od okoliczności, podejmuje niezależną decyzję o tym, z których usług skorzystać, ale to od menedżerów zależy poprawa wyników ich pracy.
Jak poprawić wydajność kontroli wewnętrznej?
Wszyscy chcemy więcej przy mniejszych zasobach. Czy można uwzględnić proces audytu wewnętrznego i zwiększyć jego skuteczność? Całkiem. Co należy w tym celu zrobić? Najprostszą opcją jest opracowanie norm etycznych i standardów zawodowych. Jeśli są adekwatne, to jedno z ich przestrzegania pozwoli na osiągnięcie wysokiej jakości pracy.
Ponadto kierownictwo wyższego szczebla powinno okresowo kontrolować system kontroli wewnętrznej. Co powinni zrobić inspektorzy? Jaki jest ich idealny portret? Instytut Audytorów Wewnętrznych działa w Stanach Zjednoczonych od 1941 roku. W Federacji Rosyjskiej struktura ta dopiero zaczyna się pojawiać, dlatego korzystamy z doświadczeń kolegów z zagranicy. Instytut Audytorów Wewnętrznychwystawił szereg dokumentów rekomendacyjnych, w których głównym zakładem jest:
- Niepodległość. Dorozumiane jest bezstronne wykonywanie obowiązków i wyrażanie obiektywnych osądów. Jednocześnie nie musisz polegać na osądach kolegów.
- Obiektywizm. Ten punkt wynika bezpośrednio z poprzedniego. Obiektywizm wymaga, aby praca była wykonywana umiejętnie i uczciwie. Przygotowując raport, specjalista musi wyraźnie oddzielić fakty od spekulacji.
- Lojalność. Oznacza to, że audytorzy wewnętrzni nie powinni świadomie angażować się w nieodpowiednie lub nielegalne działania, które mogą spowodować zdyskredytowanie wyników.
- Odpowiedzialność. Zakłada się, że specjalista musi wykonywać pracę wyłącznie w granicach swoich możliwości i kompetencji zawodowych. Musi również zostać pociągnięty do odpowiedzialności za swoje czyny.
- Prywatność. Należy zachować ostrożność podczas korzystania z informacji dostępnych w trakcie służby.
Końcowy przykład
To koniec artykułu. Przyjrzeliśmy się już, czym są audyty wewnętrzne. Przykład utrwali zdobytą wiedzę. Powiedzmy, że mamy strukturę handlową. Nagle zaczyna się odnotowywać spadek przychodów, chociaż nakład pracy i obroty nie uległy zmianie. Aby znaleźć przyczynę, rozpoczyna się wewnętrzny audyt finansowy. Początkowo istnieje znajomość dokumentacji opisującej przepływ środków,operacje i tym podobne. Badana jest poprawność projektu i brak oznak fałszerstwa. Jeżeli w tym przypadku nie można znaleźć nic podejrzanego, wówczas wewnętrzny audyt finansowy przechodzi do etapu uzgodnienia sytuacji rzeczywistej z sytuacją uwidocznioną w dokumentacji. Na przykład sprawdza w magazynie, czy wskazane materiały, półfabrykaty, elementy wyposażenia rzeczywiście istnieją. Zwrócono również uwagę na materiały eksploatacyjne. Jeśli więc jeden samochód przejeżdża dziennie 100 kilometrów i jednocześnie zużyje 50 litrów benzyny, powinno to budzić podejrzenia. Konieczne jest dokładne przestudiowanie wszystkich możliwych aspektów występowania braków, marnotrawstwa i kradzieży. Po zakończeniu audytu wewnętrznego dokumentację należy niezwłocznie przekazać kierownictwu wyższego szczebla, aby zapobiec zaostrzeniu zidentyfikowanych problemów i ułatwić podjęcie odpowiednich, szybkich działań naprawczych.
