Kiedy mowa o systemie organizacyjnym, oznacza to pewną strukturę, która składa się z oddzielnych jednostek. Są one ze sobą powiązane w oparciu o pewne względy. Mianowicie zależy to od celów stawianych przed działami i firmą oraz od pełnionych funkcji. Zapewnia to obecność kadry kierowniczej (ośrodków), która może podejmować decyzje i jest odpowiedzialna za działalność jednostek.
Informacje ogólne
Zagadnienia dotyczące projektowania i tworzenia systemów zarządzania organizacją dotyczą nie tylko nowo powstających przedsiębiorstw, ale także tych struktur komercyjnych, które już działają, ale będą musiały funkcjonować w innych warunkach. W tym celu konieczna jest zmiana składu i struktury wykonywanych obowiązków oraz zadań do rozwiązania. Pierwszym krokiem w tym przypadku jest analiza konstrukcji formalnej. Zwrócono uwagęskład jednostek strukturalnych, liczba zaangażowanych w nie pracowników, ich zgodność ze złożonością i strukturą wykonywanej pracy oraz podobne aspekty.
Podczas analizy konieczne jest przestudiowanie kolejno wszystkich ważnych elementów przedsiębiorstwa. Obejmują one wsparcie informacyjne i interakcję, podaż zasobów i technologii, zgodność zasobów pracy z istniejącymi wymaganiami oraz wymienność. Studiując system zarządzania organizacją należy odpowiedzieć na dwa pytania:
- W jakim stopniu to, co już istnieje, może pomóc lub utrudnić realizację wybranej strategii działania?
- Jakie poziomy należy przypisać do rozwiązywania określonych problemów?
Wyszukaj odpowiedzi
Istnieje wiele sposobów radzenia sobie z celami. Ponieważ rozważanie ich wszystkich jest raczej problematyczne, tylko dwie z nich zostaną objęte uwagą:
- Konkretne ustawienie osobistych zadań i celów dla wykonawców.
- Krótka analiza organizacyjna.
Oba podejścia mają na celu ujawnienie osobistego wkładu pracownika w realizację głównego zadania przedsiębiorstwa. Nie bez znaczenia są również metody zarządzania systemami organizacyjnymi. Krótko mówiąc, musisz działać w następujący sposób:
- Metoda introspekcji. Szczególną uwagę zwraca się na personel administracyjny i zarządzający. Celem jest poprawa efektywności pracownikówpraca umysłowa. Główny nacisk położony jest na przyczynienie się do rozwiązania problemów, realizacji strategii firmy i osiągnięcia założonych celów. W rzeczywistości w tym przypadku zapewniony jest ruch od dużych do szczegółów. Realizowana jest następująca sekwencja: zadania przedsiębiorstwa – jego strategia – cele – organizacja funkcjonalna. Dopiero wtedy stanowiska - pracownicy - ich obowiązki i motywacja.
- Oddolna metoda analizy. Zaczyna już od indywidualnego pracownika i jego sformułowanych zadań i celów. Metoda ta pozwala na powiązanie pracy poszczególnych pracowników z działalnością przedsiębiorstwa i realizowaną strategią dobrobytu. Wprawdzie bardzo często pojawiają się narzekania, że teoretyczne zapisy są dobrze przemyślane, ale wdrożenie w praktyce pozostawia wiele do życzenia.
Więcej o introspekcji
Ta metoda pozwala na przygotowanie skutecznych rekomendacji, które mają na celu poprawę całej struktury organizacyjnej i wydajności firmy poprzez ograniczenie duplikacji pracy, zmniejszenie kosztów zarządzania, uregulowanie obciążenia pracą menedżerów, rozdzielenie funkcji wykonawców. Jaki jest efekt końcowy wykonanej pracy? System zarządzania organizacją, zbudowany z wykorzystaniem introspekcji, zapewnia orientację na takich zasadach i pomysłach:
- Kierownictwo otrzymuje wynagrodzenie za rzeczywiste kierownictwo. Więc przez większość czasu prowadzi, mierzy, przygotowuje i instruuje. W tympomaga w planowaniu, pomocy w pracach organizacyjnych, sporządzaniu planów finansowych, analizowaniu aktualnej sytuacji itp.
- Przywódca musi mieć pod swoim dowództwem wystarczającą liczbę ludzi, aby skupić całą jego uwagę. Ale jednocześnie powinno wystarczyć czasu dla wszystkich.
- Powinieneś dążyć do ograniczenia liczby linków w organizacji do minimum.
- Wykonawcy powinni angażować się w ograniczoną liczbę dobrze zaprojektowanych zadań, których wykonanie bezpośrednio przyspieszy osiągnięcie celów organizacji.
- Wyraźne zrozumienie tego, czego chce kierownictwo, może zostać zakłócone przez nieefektywną komunikację. Dość częstym powodem jest bardzo duża liczba linków. W rezultacie zmniejsza się zdolność do wprowadzania zmian, samodzielnego rozwiązywania problemu, znajdowania innych sposobów.
Introspekcja jest możliwa w każdej organizacji. Metoda ta ma sześć etapów: przygotowanie, zbieranie danych, przetwarzanie informacji, analiza, raport, dalsza kontrola. W rezultacie wydawane są pisemne zalecenia, które dotyczą kwestii poprawy struktury organizacyjnej.
Metoda analizy oddolnej
Dzięki ustaleniu osobistych celów i zadań, dokładnie ustalany jest wkład pracownika w proces osiągania założonych wartości i parametrów. Zwrócono uwagę na:
- Uwzględnienie odpowiednich warunków integracji procesu pracy każdego pracownika z zadaniami, celami istrategie zapewniające adekwatność struktury organizacyjnej.
- Stworzenie warunków, aby wszyscy byli zainteresowani osiągnięciem jak najlepszego wyniku.
- Metoda analizy bottom-up pozwala również ocenić indywidualną pracę.
Należy zauważyć, że rozważane podejście może być wykorzystane nie tylko do analizy, ale także do rozwiązywania niektórych kluczowych problemów związanych z zarządzaniem organizacją. Należą do nich:
- Definicja procesu dochodzenia do celu poprzez dialog na temat jego ustalenia i sposobu jego osiągnięcia.
- Koncentracja pracowników na oczekiwaniach dotyczących wydajności.
- Kształtowanie programu wykonywania prac ze względu na konkretyzację terminów rozwiązywania określonych zadań.
- Ułatwienie zarządzania systemem płacowym, możliwość stworzenia rozsądnej podstawy do wydawania wynagrodzenia za doskonałe wykonywanie obowiązków i osiągnięć w pracy.
- Ocena, czy pracownik powinien awansować i czy ma dobre zaspokojenie.
Dlatego metodę tę bardzo dobrze uzupełnia system zarządzania organizacyjno-prawnego, który standaryzuje podejście do maksymalnej liczby sytuacji.
O funkcjach
Główne i najważniejsze to: organizacja, planowanie, regulacja, koordynacja, motywacja, kontrola i regulacja. Znajduje to wyraz w strukturze, zasadach, kulturze, procesach. Zarządzanie systemem organizacyjnym zapewniazastosowanie zestawu metod i technik, ich racjonalne łączenie, ustalony związek w celu zarządzania elementami w czasie i przestrzeni. Należy dążyć do stworzenia jak najkorzystniejszych warunków. W takim przypadku funkcje zarządzania systemami organizacyjnymi powinny być jasno określone, uzgodnione, a obowiązki różnych osób powinny być rozgraniczone.
A to nie są tylko słowa. Należy pamiętać, że funkcje to szczególne rodzaje wyspecjalizowanych czynności zarządczych, które pojawiły się w procesie podziału pracy. Każdy z nich realizowany jest w kompleksie zadań zarządczych. Trzeba też pamiętać, że funkcje są czynnościami powtarzalnymi. Mogą być wykonywane przez jedną osobę, jednostkę lub grupę. Liczba funkcji i skład zależy od wielu czynników: skali, poziomu i struktury rozwoju produkcji, wielkości organizacji, powiązań firmy z innymi podobnymi obiektami, niezależności oraz poziomu wyposażenia technicznego.
Wykonano określone obowiązki
Funkcje zarządzania powinny zapewniać kierunek i obsługę działań organizacji. Każdy z nich powinien mieć określony cel, powtarzalność, jednolitość treści. Również funkcje muszą być obiektywne. Decyduje o tym potrzeba samego procesu zarządzania w warunkach, w których zapewniona jest wspólna praca ludzi. Ponadto funkcje są podstawą do określenia wielkości i struktury aparatu administracyjnego. Powinna łączyć wszystkich stosunkowo odizolowanych, choć generalnie nierozerwalnie powiązanychStruktury. Na wiele sposobów mają na nie wpływ cele systemu zarządzania organizacją.
Lista funkcji
Aby lepiej zrozumieć ten temat, spójrzmy z czym mamy do czynienia w praktyce:
- Funkcja organizacji. Zaangażowany w praktyczną realizację planów i programów. Jest realizowany poprzez tworzenie organizacji, kształtowanie jej struktury, dystrybucję pracy pomiędzy działy i pracowników, a także poprzez koordynację ich działań.
- Funkcja motywacyjna. Specjalizuje się w określaniu potrzeb ludzi, a także wyborze najskuteczniejszego i najwłaściwszego w tym przypadku sposobu ich zaspokojenia. Wszystko po to, aby zapewnić maksymalne zainteresowanie pracowników procesem realizacji celów, przed którymi stoi organizacja.
- Kontrola. Jest to konieczne w celu terminowego identyfikowania błędów, zbliżających się zagrożeń, odstępstw od wymaganych standardów oraz tworzy podstawę do ciągłego doskonalenia.
Dodatkowe funkcje
Organizacja powinna mieć odpowiednie:
- Funkcje racjonowania. Należy je traktować jako proces opracowywania wartości obliczonych naukowo. Za ich pomocą oceniane są parametry ilościowe i jakościowe.
- Funkcja planowania. Niezbędne jest ścisłe uregulowanie zachowań obiektów w procesie realizacji celów i zadań postawionych przed pracownikami.
- Funkcja koordynacji. Zapewnia, że organizacja jest spójna idobrze skoordynowana praca przy realizacji zaplanowanych zadań.
- Funkcja regulacji. Bezpośrednio przecina się z kontrolą i koordynacją. Jeżeli pod wpływem środowiska zewnętrznego/wewnętrznego wystąpią odchylenia od wymaganych parametrów, należy dostosować sytuację tak, aby mieściła się w wyznaczonych granicach.
O zadaniach
System organizacyjny jest tworzony w celu osiągnięcia określonego celu. Na przykład uzyskanie maksymalnego możliwego dochodu. Lub 100 milionów rubli. Tak czy inaczej, ale w drodze do celu musisz rozwiązać szereg zadań, które pozwolą Ci go osiągnąć. Należy zauważyć, że różnią się one skalą, konsekwencjami, znaczeniem, wpływem na przyszłość oraz złożonością wdrożenia.
Zadania zarządzania systemami organizacyjnymi na najwyższym poziomie są najważniejsze i niezbędne z punktu widzenia uzyskiwania wyników. W końcu, jeśli pracownik oddolny zrobi coś złego, to nadal można to względnie znieść. Zwłaszcza jeśli szybko się zidentyfikujesz i przestaniesz. Natomiast błędy samego najwyższego kierownictwa mają znacznie bardziej niszczące konsekwencje. Ponadto dość trudno je powstrzymać, do tego konieczne jest pozyskanie wsparcia wspólników/założycieli.
Ale proces identyfikacji jest również istotny. Rzeczywiście, w naszych warunkach jest tak zaaranżowany, że najwyższe kierownictwo nie jest sprawdzane na stałe. I można dowiedzieć się, że bieg wydarzeń nie przebiega tak, jak powinien, albo sprawując kontrolę, nadążając za wydarzeniami, albo zauważając anomalię w raportowaniu, któramenedżerowie zapewniają właścicielom. W celu efektywnej realizacji postawionych zadań konieczne jest zapewnienie odpowiedniej struktury organizacyjnej systemu zarządzania, za którą nie byłoby osoby nieposiadającej odpowiedzialności.
O rozwoju
Systemy organizacyjne nie stoją w miejscu jak kamienie. Zawsze jest jakiś ruch (niekoniecznie na lepsze). Ale jeśli spojrzeć z wysokości tysiącleci, to zarządzanie systemami organizacyjnymi i ekonomicznymi wciąż jest udoskonalane i rozwijane. Czasami ma na to wpływ rozwój nowych metod i podejść. Wpływ może mieć również postęp naukowy i technologiczny. Na przykład, czym jest zarządzanie bez wykorzystania technologii informatycznych? Nawet jeśli dana osoba pracuje sama w statusie indywidualnego przedsiębiorcy, komputer/smartfon pomaga prowadzić ewidencję, przesyłać dane do urzędu skarbowego, urzędów statystycznych i szeregu innych struktur.
Ale czy można powiedzieć, że teraz udało się osiągnąć koronę w rozwoju? Niestety nie. Nawet pomimo technologii i metod, które już istnieją, jest za wcześnie na radość. W końcu, ile różnych niesamowitych odkryć wciąż czeka na ludzkość w przyszłości. Weźmy na przykład sztuczną inteligencję. Gdy opracuje się próbkę tego rozwiązania z dobrymi wskaźnikami wydajności, to, co może zrobić pracownik, który nie musi spać, odpoczywać i otrzymywać wynagrodzenia, po prostu zadziwi i zmusi go do dostosowania się do nowych warunków.
