Bardzo łatwo jest pogubić się w cyklu wydarzeń życiowych. Dzieci uczą prawidłowego podziału czasu przez dorosłych, którzy często odkładają wszystko na później. Z reguły to „później” nigdy nie nadchodzi. Wszystkie zaplanowane sprawy są płynnie spychane na bok przez innych i ostatecznie zamieniają się w jedną ciągłą bryłę nierozwiązanych zadań.
Najczęściej problemem nie jest liczba spraw, ale irracjonalnie sporządzony harmonogram. Ludzie nie zwracają należytej uwagi na planowanie swoich działań. Ale poświęcając sporo czasu na naukę podstaw zarządzania czasem, możesz znacznie zaoszczędzić czas w przyszłości. Wtedy w życiu znajdzie się miejsce nie tylko na wieczne problemy, ale także dla Ciebie i Twojej rodziny. Jedną z najprostszych i najskuteczniejszych technik planowania jest zasada Eisenhowera.
Jaka jest istota techniki?
Zasadą macierzy Eisenhowera jest właściwy podział zadań w zależności od stopnia ich ważności. Pomaga rozbić całą listę zadań na ważne i mało ważne, pilne i mało ważne. Korzystając z macierzy można określić okres czasu, który będzie potrzebny do rozwiązania problemu,w końcu coś wymaga większej uwagi, a niektóre rzeczy nie są warte pięciu minut spędzonych nad nimi.
Aby osiągnąć sukces, musisz postępować zgodnie z określonym algorytmem. Kolejność niezbędnych działań zależy od priorytetu zadań. Z reguły różne czynniki zakłócają koncentrację na jednym celu: problemy osobiste, ludzie wokół ciebie, nawyki i tak dalej. Metoda Eisenhowera może pomóc pozbyć się słabości i skupić się tylko na użytecznych działaniach.
Jak powstała ta zasada, kto ją utworzył?
Trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych Ameryki, Dwight David Eisenhower, uzasadnił opisaną zasadę zarządzania czasem. Polityk nie mógł pozostawić ani jednego zadania nierozwiązanym, dlatego starał się, aby jego harmonogram był jak najbardziej racjonalny i zoptymalizowany. W rezultacie Eisenhower przekształcił wszystkie zadania w macierz.
Dziś pracownicy biurowi, menedżerowie i wyżsi rangą liderzy stosują metodę prezydenta. Sugeruje to, że ten sposób ustalania priorytetów jest naprawdę skuteczny i odpowiedni.
Czym jest macierz Dwighta Eisenhowera?
Kwadrat Eisenhowera (czyli zasady planowania czasu) opiera się na konstrukcji macierzy. Podstawami macierzy są oś ważności (odcięta) i oś pilności (rzędna). Ich wzajemne przecięcie daje cztery kwadraty, z których każdy wypełniony jest zadaniami, zgodnie z ich rozkładem.
Więc na początek powinieneś zdecydować, co jest ważne, a co pilne. Najważniejsze rzeczy mają największy wpływ na osiągnięciarezultat, a pilne zadania wymagają natychmiastowej realizacji. Generalnie powstaje obraz, który daje pełny obraz stanu rzeczy.
Matrix pozwoli Ci ustawić odpowiednie priorytety - co może poczekać, a co nie będzie opóźnione.
Co jest w kwadracie A?
Pierwszy kwadrat, znajdujący się w lewym górnym rogu, nazywa się kwadratem A. W tej komórce są zapisane najważniejsze i pilne zadania. Idealnie, ten kwadrat powinien być pusty, ponieważ racjonalnie rozłożony czas pozwala w zasadzie uniknąć występowania tego rodzaju przypadków.
Główne sprawy to:
- problemy zdrowotne, które zwykle występują w najbardziej nieodpowiednich momentach;
- co może mieć negatywny wpływ na wydajność;
- rzeczy, które, jeśli nie zostaną zrobione, mogą prowadzić do nowych problemów.
Samokontrola osoby jest odpowiedzialna za pełnię tego kwadratu. W końcu, jeśli codziennie w komórce A pojawiają się nowe przypadki, zasada Eisenhowera nie pomoże. Tutaj powinieneś w zasadzie zwrócić się do zarządzania czasem, ale najpierw musisz zająć się wszystkimi przypadkami, które wypełnią kwadrat A w niedalekiej przyszłości.
Pomimo najwyższego priorytetu tego kwadratu, możliwe jest przekazanie rozwiązania problemów wypełniających komórkę komuś innemu. Ale dzieje się tak tylko wtedy, gdy jest to możliwe, a sprawy niekoniecznie wymagają osobistego udziału.
Jakie zadania oznacza kwadratW?
Ta część matrycy jest wypełniona codziennymi czynnościami. Z reguły znajduje się tutaj wszystko, co zasługuje na największą uwagę. Są to ważne, ale nie pilne sprawy, z których większość związana jest z główną działalnością człowieka. Niska pilność zadań pozwoli Ci nie podejmować nagłych decyzji, a konstruktywne i rozsądne podejście umożliwi bardziej efektywne wykonanie wszystkich zadań.
Ludzie, którzy najczęściej rozwiązują problemy z Kwadrantu B, są bardziej produktywni. Przy dobrych wynikach pracy tacy ludzie mają wystarczająco dużo czasu na życie osobiste, nie doświadczają ciągłego stresu. Na ten plac składają się zadania mało ważne i może w pewnym stopniu codzienne, ale to na nich głównie składa się działalność ludzka.
Zadania z sektora B mają duży wpływ na morale i kondycję materialną. Są to zajęcia sportowe, dieta, sen, nauka i praca - te rzeczy, bez których nie można się obejść, ale zwykle poświęcają najmniej uwagi, pozwalając, aby wiele samo odeszło.
Jakie są przypadki w kwadracie C?
Kwadrat C zawiera te rzeczy, które nie przybliżają Cię do upragnionego celu, a wręcz przeciwnie spowalniają wydarzenia, odkładają realizację naprawdę ważnych zadań. Najczęściej wymagają pilnej inwestycji czasu, ale rozpraszają i sprowadzają na manowce. Tutaj ważne jest, aby zawsze pamiętać o wynikach swoich działań i celach i nie przełączać się na drugorzędne.
W tym sektorze możesz bezpiecznie uwzględnić prace domowe i złożone komuś obietnice. Generalnie to nie tak dużoważne jako pilne.
Co jest w kwadracie D?
Dla osób, które nie wiedzą, jak właściwie zaplanować swój czas, rzeczy z tego placu zajmują najwięcej czasu. Zadania te można raczej nazwać nie problemami, ale przyjemnymi zmartwieniami, które zresztą nie przynoszą absolutnie żadnej racjonalnej korzyści. Wpływ kwadratu D musi być, jeśli nie wyeliminowany, to przynajmniej zmniejszony.
Nie zastępuj odpoczynku bezcelowym monitorowaniem sieci społecznościowych, oglądaniem programów telewizyjnych lub seriali, pustymi rozmowami przez telefon. Wolny czas można również spędzić z korzyścią dla siebie i innych: rodziny, bliskich i przyjaciół.
Gdzie jest stosowana zasada Dwighta Eisenhowera?
Opisany sposób podziału zadań służy nie tylko racjonalizacji czasu. Analiza przyspieszona według zasady Eisenhowera służy m.in. do określenia niezbędnych funkcji obiektów handlowych. Ulepszanie produktu na wszystkich etapach cyklu życia nazywa się analizą kosztów funkcjonalnych (FSA). Zasada ta łączy metody ekonomiczne i techniczne w celu określenia stosunku właściwości produktu do jego kosztu. To ostatnie musi być logiczne i opłacalne.
Jaka jest zasada Eisenhowera w FSA, badana przez wielu ekspertów z krajów o gospodarce rynkowej: Francji, Niemiec, Wielkiej Brytanii, USA. W rezultacie stwierdzono, że w celu określenia zakresu odpowiednich funkcji obiektu,ważne jest, aby zachować proporcje między ich koniecznością a kosztem. Zasadą Eisenhowera w FSA jest analiza produktu i podział jego właściwości na trzy kategorie:
- Kategoria A. Główne lub podstawowe funkcje: bezpośrednie przeznaczenie towarów, których dostarczenie wymaga większych nakładów finansowych.
- Kategoria B. Dodatkowe funkcje produktu, które są powiązane z głównym. Obecność takich dodatków jest mile widziana, ale ich nieobecność nie wpływa zbytnio na sprzedaż.
- Kategoria C. Dodatkowe funkcje, których brak w żaden sposób nie wpłynie na jakość produktu. Unikając wydatków na dodatki, które są zupełnie niepotrzebne, możesz dużo zaoszczędzić.
Praktykowanie zasady Eisenhowera
Absolutnie nie jest konieczne rozdzielanie zadań dokładnie w formie matrycy - w kwadracie, ale na początku możesz to zrobić, aby zapewnić widoczność. Wygodnie jest przekonwertować standardowy widok matrycy na kilka list lub ogólny plan, gdzie sprawy z różnych kwadratów są wyróżnione kolorem. Na przykład zadania pilne i ważne (kwadrat A) można zapisać czerwonym atramentem, ważne, ale nie pilne na zielono (sektor B), zadania nieważne, ale pilne (kwadrat C) na niebiesko, a czarne - nieważne i nie- pilne. Jednocześnie stopień ważności konkretnej sprawy należy oceniać nie w umyśle, ale na papierze. W ten sposób zadania nabierają kształtu, a ich realizacja staje się bardziej realna.
Dlaczego ta metoda powinna być używana?
ZasadaDwight Eisenhower może pomóc zmienić twoje życie pod względem racjonalizacji czasu osobistego. Korzystanie z tej metody pozwala poświęcić mniej czasu na niepotrzebne zadania i skupić się na najbardziej obiecujących rzeczach, a także poświęcić wystarczająco dużo czasu na odpowiedni odpoczynek, unikając tzw. podobne.
Osoba, która stosuje zasady zarządzania czasem w swoich codziennych czynnościach, jest nie tylko bardziej skuteczna od innych, według statystyk, ale także zdrowsza, ponieważ nie doświadcza ciągłego stresu związanego z zatłoczeniem i ciągłymi terminami. Ustalenie priorytetów (zasada Eisenhowera lub jakakolwiek inna) pomoże zoptymalizować czynności życiowe we wszystkich obszarach.
