Konwencja haska z 5 października 1961 r. znacznie uprościła międzynarodowy obieg dokumentów. Po ratyfikacji osiągniętych na niej porozumień, kraje, które przystąpiły do konwencji, zobowiązały się do uznawania dokumentów powstałych na terytorium innych państw, które ją podpisały, bez dodatkowych i długotrwałych procedur. Zaowocowało to znacznymi oszczędnościami czasu i środków finansowych. Przyjrzyjmy się bliżej, z czego składała się ta umowa i dowiedzmy się, kim były kraje uczestniczące w konwencji haskiej z 1961 r.
Powód zwołania konwencji
Ale najpierw określmy, co konkretnie skłoniło społeczność międzynarodową do myślenia o potrzebie uproszczenia przepływu dokumentów między państwami.
Przed 1961 przepływ dokumentów między różnymi krajami był niewygodny. Aby została uznana w innym państwie, konieczne było przejście dodatkowej wieloetapowej procedury legalizacji konsularnej. W zależności od kraju może to zająć nawet kilka miesięcy. Zdarzyło się też, że w tym czasie dokument stracił już na aktualności.
To musiało być poświadczone notarialnie, przetłumaczone na żądany język. IPodpis tłumacza również wymagał poświadczenia notarialnego. Następnie wymagane było zaświadczenie z Ministerstwa Sprawiedliwości i Departamentu Konsularnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych kraju, który wysyła dokument. Koniec końców konieczna była legalizacja korespondencji w ambasadzie kraju, do którego została wysłana.
Ponadto konieczność ciągłej legalizacji dużej liczby dokumentów spowalniała pracę departamentów i konsulatów w innych obszarach działalności, wymagała alokacji dodatkowego personelu, co skutkowało kosztami materialnymi.
Treść umów
Jaka jest istota porozumienia podpisanego przez państwa członkowskie Konwencji Haskiej z 1961 roku? Zajmijmy się tym problemem.
W umowach stwierdzono, że wszystkie kraje, które do nich przystąpiły, uznają dokumenty urzędowe wydane na terytorium innych państw uczestniczących w umowie za ważne bez specjalnej legalizacji konsularnej.
Jedynym ograniczeniem było to, że ta dokumentacja, w celu potwierdzenia autentyczności podpisu i uprawnień osoby podpisującej, musiała być poświadczona apostille.
Co to jest apostille?
Co Konwencja Haska oznaczała przez to działanie? Apostille to specjalny kwadratowy znaczek zawierający pewne szczegóły ustalonego wzoru.
Ta pieczątka jest obowiązkowa, niezależnie od kraju wypełnienia i kraju, w którym dokument będzie dostarczony, na górze musi znajdować się imię i nazwiskofrancuski „Apostille (Konwencja haska z dnia 5 października 1961 r.)”. Wśród obowiązkowych danych, które powinny znajdować się na apostille, można wymienić następujące:
- nazwa kraju, który wydał apostille;
- nazwisko osoby, która podpisała dokument;
- jego pozycja;
- nazwa instytucji, z której pochodzi dokumentacja;
- rozliczenie, w którym odbył się certyfikat;
- Data ID;
- nazwa agencji rządowej, która poświadcza dokumentację;
- Numer seryjny Apostille;
- pieczęć instytucji poświadczającej dokumentację;
- podpis osoby, która dokonała certyfikacji.
Ponadto, Konwencja Haska ustaliła, że standardowy rozmiar apostille musi wynosić co najmniej 9 x 9 cm. W praktyce apostille nie zawsze ma kształt kwadratu, jak określono wcześniej w umowach. Na przykład w Rosji często ma kształt prostokątnego stempla. W większości przypadków strona otrzymująca nie znajduje wady standardowej formy apostille, ale zdarzały się precedensy, kiedy odmawiała przyjęcia takiej dokumentacji.
Nuanse używania apostille
Językiem apostille może być jeden z oficjalnych języków konwencji (francuski lub angielski) lub język kraju, który ją wydał. W zdecydowanej większości przypadków posługuje się dwujęzycznością, czyli zarówno językiem kraju wydającego apostille, jak i jednym z języków urzędowych konwencji.
Apostille można umieścić zarówno bezpośrednio na poświadczonym dokumencie, jak i na dołączonej do niego osobnej kartce papieru.
Obecnie wiele stanów rozwija również kwestię używania elektronicznych apostille. Kwestia ta stała się bardzo istotna w związku z rosnącym rozpowszechnieniem elektronicznego zarządzania dokumentami. W szczególności kraje te obejmują USA, Australię, Andorę, Ukrainę, Nową Zelandię i inne stany.
Gdzie jest umieszczony apostille?
Dowiedzmy się, na jakich konkretnych dokumentach kraje-uczestnicy konwencji haskiej z 1961 r. umieszczają apostille.
Ta lista dokumentów obejmuje korespondencję z agencji rządowych lub innych organizacji podlegających jurysdykcji danego kraju, akty notarialne, dokumenty administracyjne, a także różne oficjalne notatki i wizy potwierdzające datę. Ponadto każdy podpis na dokumencie, który nie został poświadczony przez notariusza, jest poświadczony apostille.
Wyjątki od konwencji haskiej
Jednocześnie istnieje szereg warunków, w których przepływ dokumentów między różnymi krajami nie wymaga nawet apostille, jak wymaga tego Konwencja Haska.
Przede wszystkim przepływ dokumentów w bardziej uproszczonej formie odbywa się w przypadku, gdy istnieje dwustronna umowa między krajami o przyjmowaniu dokumentów bez dodatkowych formalności. W takim przypadku, nawet jeśli oba kraje są stronami konwencji haskiej, apostille nie jest wymagane do potwierdzenia autentyczności dokumentów. Wystarczy złożyć wnioseknotarialne tłumaczenie dokumentu. Na przykład Austria i Niemcy, a także wiele innych krajów, mają między sobą podobną umowę. Ale są to właśnie umowy dwustronne między krajami, a nie osobna konwencja dla kilku państw.
Nie musisz również umieszczać apostille, jeśli zagraniczna organizacja, do której wysyłasz dokument, nie wymaga specjalnych zaświadczeń.
Nie wymaga poświadczenia apostille dokumentów pochodzących bezpośrednio z placówek dyplomatycznych i konsularnych.
Ostatni wyjątek stanowią dokumenty związane z operacjami celnymi lub te, które mają charakter handlowy. Jednak przy oddzielaniu działalności komercyjnej od niekomercyjnej mogą pojawić się problemy, ponieważ nie ma wyraźnego rozróżnienia. Na przykład wiele dokumentów bankowych, które można zaklasyfikować jako transakcje handlowe, jest jednak poświadczonych apostille.
Podpisanie konwencji
Warunki konwencji zostały wynegocjowane na Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego w Hadze w 1961 roku.
Ta konferencja odbywa się w holenderskim mieście od 1893 roku. Celem uczestniczących w nim państw było ujednolicenie prawa prywatnego międzynarodowego (PIL), pozbycie się z niego zbędnych formalizmów i biurokracji. W 1955 r. Konferencja stała się pełnoprawną organizacją obejmującą państwa członkowskie.
W różnych latach, podczas Konferencji PIL, podpisywane były konwencje dotyczące postępowania cywilnego, dostępu do wymiaru sprawiedliwości, prawa w zakresie obrotu towarami orazwiele innych. Na jednym z tych spotkań w 1961 roku podpisana została Konwencja o legalizacji dokumentów zagranicznych.
Kraje-Strony Konwencji
W pracach nad Konwentem udział wzięły wszystkie państwa, które w 1961 roku były członkami Konferencji PIL. Dowiedzmy się, jakie są kraje uczestniczące w konwencji haskiej z 1961 roku. Pozwoli nam to zidentyfikować kręgosłup państw, które były przede wszystkim zaangażowane w usuwanie ograniczeń w legalizacji dokumentów.
Te kraje to: Szwecja, Hiszpania, Wielka Brytania, Grecja, Norwegia, Holandia, Dania, Belgia, Austria, Irlandia, Turcja, Finlandia, Niemcy. Luksemburg, Szwajcaria, Włochy, Japonia, Egipt i Portugalia. Argentyna, Brazylia, Indie, ZSRR, USA, Chiny i wiele innych dużych państw świata nie były członkami Konferencji PIL, a zatem nie brały udziału w opracowywaniu porozumień.
Pierwsze kraje, które dołączą do Konwencji
Jednocześnie należy zauważyć, że rozwój porozumień o stosowaniu apostille nie oznaczał jeszcze automatycznego wejścia w życie tego przepisu na terytorium krajów uczestniczących. Nie, wszyscy musieli dodatkowo podjąć decyzję o akcesji i ją ratyfikować, zgodnie z prawem krajowym. Jednocześnie do Konwencji mogły przystąpić kraje, które nie brały udziału w jej rozwoju.
Pierwszymi państwami, na których terytorium weszła w życie Konwencja, są Wielka Brytania, Francja, Holandia i Hongkong. Stało się to zaledwie cztery lata po podpisaniuumowy, w 1965 r. Niemcy, Botswana, Barbados i Lesotho dołączyły w następnym roku. Rok później - Malawi, aw 1968 - Austria, M alta, Mauritius i Suazi.
Dalsze dodatki
W ciągu następnych dwóch dekad do traktatu przystąpiły następujące kraje: Tonga, Japonia, Fidżi, Liechtenstein, Węgry, Belgia, Szwajcaria, Portugalia, Argentyna, Makau, Cypr, Bahamy, Surinam, Włochy, Izrael, Hiszpania, Dominikana, Seszele, Luksemburg, Saint Vincent i Grenadyny, Vanuatu, USA. Wejście ostatniego z tych krajów jest szczególnie ważne. Pod koniec powyższego okresu do Konwencji przystąpiły Antigua i Barbuda, Norwegia, Grecja, Turcja, Finlandia, Brunei.
W 1991 roku liczba uczestniczących krajów została uzupełniona o Słowenię, Panamę, Macedonię, ZSRR i Chorwację. W 1992 roku Rosja przystąpiła do traktatu jako następca prawny rozpadu ZSRR. Francja szczególnie przywitała to wydarzenie. Od teraz możesz stosować apostille w naszym kraju.
Ponadto w tym samym roku stronami porozumienia zostały Bośnia i Hercegowina, Serbia, Białoruś oraz Wyspy Marshalla. W 1993 roku do traktatu przystąpił tylko jeden kraj, Belize. Ale w następnym roku Konwencja została ratyfikowana przez dwa kraje jednocześnie - Saint Kitts i Nevis, a następnie Armenię. Kraje te natychmiast otrzymały prawo do swobodnego używania apostille w prawie wszystkich państwach traktatowych, w tym w Rosji i Stanach Zjednoczonych. Australia i Meksyk zostały członkami Konwentu w następnym roku. Niewątpliwie wejście tych dużych krajów wzmocniło pozycję tej społeczności. W 1995 roku równieżRepublika Południowej Afryki i San Marino przystąpiły do traktatu.
W ciągu ostatnich 15 lat Konwencja została również ratyfikowana przez Łotwę, Liberię, Salwador, Andorę, Litwę, Niue, Irlandię, Republikę Czeską, Wenezuelę, Szwecję, Samoa, Trynidad i Tobago, Kolumbię, Kazachstan, Namibia, Rumunia, Bułgaria. Estonia, Nowa Zelandia, Słowacja, Grenada, Saint Lucia, Monako, Ukraina, Albania, Islandia, Honduras, Azerbejdżan, Ekwador, Wyspy Cooka, Indie, Polska, Czarnogóra, Dania, Mołdawia, Gruzja, Wyspy Świętego Tomasza i Książęca, Dominikana, Mongolia, Wyspy Zielonego Przylądka, Peru, Kirgistan, Kostaryka, Oman, Uzbekistan, Urugwaj, Nikaragua, Bahrajn, Paragwaj, Burundi. Kosowo, Brazylia, Maroko i Chile jako ostatnie dołączyły w 2016 roku.
Problem z rozpoznawaniem
Jednak nie wszystkie kraje uczestniczące w konwencji haskiej z 1961 r. uznają apostille innych członków. Przyczyny tego mogą być zarówno techniczne, formalne, jak i polityczne. Na przykład wiele krajów na świecie nie uznaje Kosowa jako państwa. Z tego powodu apostille tego kraju nie są uznawane przez Ukrainę, Serbię, Białoruś, Rosję. Z drugiej strony Francja uznaje apostille ze wszystkich państw członkowskich.
Ze względów technicznych apostille Ukrainy nie zostało uznane przez Grecję do 2012 roku.
Znaczenie konwencji haskiej
Trudno przecenić znaczenie Konwencji Haskiej. Po jego przyjęciu przepływ dokumentów między różnymi krajami stał się znacznie łatwiejszy. Z roku na rok do Konwencji przystępuje coraz więcej państw: Republika Południowej Afryki, Wenezuela, Kosowo, Chile…
Po przyjęciu Konwencji kraje, które ją ratyfikowały, nie muszą przechodzić długiej i niewygodnej procedury legalizacji dokumentów. Dlatego nawet tak małe państwa wyspiarskie jak Wyspy Marshalla, Antigua i Barbuda oraz Wyspy Zielonego Przylądka podpisały porozumienie.
