Komunikacja jest niezbędna dla sukcesu każdej organizacji. To rodzaj „układu krążenia” każdego przedsiębiorstwa. Odnoszący sukcesy menedżerowie, menedżerowie najwyższego szczebla i kompetentni specjaliści osiągnęli sukces w dużej mierze dzięki umiejętnościom komunikacyjnym. Jak wzmocnić i jednocześnie rozwijać komunikację interpersonalną, grupową i organizacyjną, szczegółowo opiszemy w naszym artykule.
Proces komunikacji - co to jest?
Komunikacja to procedura wymiany informacji, na podstawie której menedżer pozyskuje informacje niezbędne do podejmowania skutecznych decyzji, a także przekazuje podjęte decyzje pracownikom przedsiębiorstwa. W przypadku słabej wydajności komunikacji decyzje mogą okazać się błędne. Ludzie nie zrozumieją dobrze, czego wymagają od nich władze, a to jest obarczone zerwaniem relacji międzyludzkich. O skuteczności procesów komunikacyjnych często decydują:jakość decyzji i sposób ich realizacji w przyszłości.
Informacje odgrywają szczególną rolę we wdrażaniu komunikacji międzyludzkiej i organizacyjnej. To wynik komunikacji, zewnętrzna manifestacja procedury komunikacyjnej. Informacja zajmuje szczególne miejsce w werbalnym zachowaniu osoby. Przechodzi z jednego tematu na drugi. Jednocześnie jednostki, grupy lub całe organizacje mogą tutaj występować jako podmioty.
Komunikację można prowadzić poprzez przekazywanie pomysłów, opinii, umiejętności, faktów, spostrzeżeń lub wrażeń. Wymaga uzyskania pożądanej odpowiedzi w odpowiedzi. Jednocześnie należy wziąć pod uwagę, że system komunikacji i informacji organizacji to różne zjawiska, choć są ze sobą powiązane. Tak więc komunikacja to nie tylko to, co jest transmitowane, ale także sposób, w jaki to „coś” jest transmitowane. Informacja jest tylko integralną częścią procesu komunikacji.
System komunikacji organizacyjnej
Komunikacja to proces, w którym dwie lub więcej osób wymienia pewne informacje. Głównym celem komunikacji organizacyjnej jest zrozumienie wymienianych informacji. Przecież sam fakt wymiany nie gwarantuje powodzenia wdrożonej procedury.
System komunikacji organizacyjnej składa się z kilku tematów:
- nadawca - osoba, która generuje pomysł lub wybiera informacje do przesłania;
- kanał - sposób przekazywania zestawu informacji;
- odbiorca - osoba otrzymująca informację i interpretująca ją;
- messages - bezpośrednie informacje zakodowane w ciągu określonych znaków.
Nadawca i odbiorca to dwie główne jednostki. Podczas procesu komunikacji przechodzą przez kilka powiązanych ze sobą etapów. Ich zadaniem jest skomponowanie komunikatu i wykorzystanie kanału do jego przekazania w taki sposób, aby obie strony interpretowały pierwotną ideę w ten sam sposób. To dość trudne zadanie, ponieważ każdy kolejny krok może zniekształcić sens idei.
Cztery etapy komunikacji interpersonalnej i organizacyjnej wyglądają tak:
- generowanie pomysłu;
- kodowanie i wybór żądanego kanału transmisji informacji;
- transmisja informacji;
- dekodowanie.
Trochę więcej o każdym kroku.
Elementy komunikacji
Często procedura komunikacji może zająć tylko kilka sekund, dlatego też dość trudno jest wyróżnić w niej konkretne etapy. Niemniej jednak socjologowie zidentyfikowali i przeanalizowali cztery główne etapy procesu komunikacji.
Pierwszy etap to generowanie pomysłów. Komunikacja organizacyjna to procedura, która rozpoczyna się od sformułowania pewnych informacji. Nadawca rozwiązuje problem, dostarczając wiadomość. Często takie próby kończą się niepowodzeniem już na pierwszym etapie, ponieważ nadawca nie poświęca wystarczająco dużo czasu na myślenie o pomyśle.
Wielu ekspertów podkreśla znaczenie, nawet dominującywartość pierwszego etapu. „Nie zaczynaj mówić, zanim zaczniesz myśleć”, powiedział kiedyś Jefferson Davis, bohater amerykańskiej wojny secesyjnej. Zawsze powinieneś pomyśleć o pomyśle, który chcesz przekazać odbiorcy. Musisz mieć pewność co do trafności i adekwatności tego pomysłu, a także do konkretnej sytuacji i celu.
Drugi krok to kodowanie i wybór kanału. Kultura organizacyjna komunikacji wymaga przeformułowania idei, którą nadawca chce przełożyć na określone symbole. Mogą to być słowa, gesty, intonacje lub coś innego. To kodowanie zamienia pomysł w kompletną wiadomość.
Aby dobrze przekazać ideę, nadawca musi wybrać kanał, który jest zgodny z rodzajem znaków używanych do kodowania. Najbardziej znane to mowa, pismo oraz różnego rodzaju media elektroniczne: nagrania wideo, poczta elektroniczna, komputery itp. Transmisja materiału nie jest możliwa, jeśli kanał nie jest odpowiedni dla fizycznej postaci wybranych postaci. Należy również zauważyć, że efektywność procesów komunikacyjnych może ulec zmniejszeniu, jeśli kanał nie będzie pasował do pomysłu wypracowanego w pierwszym etapie.
Trzecim etapem procedury komunikacji interpersonalnej, grupowej lub organizacyjnej jest bezpośrednie przekazywanie informacji. Nadawca używa kanału do dostarczenia wiadomości - zakodowany pomysł jest fizycznie przesyłany.
Ostatni krok nazywa się dekodowaniem. Odbiorca tłumaczy odebrane znaki skomponowane przez nadawcę nawłasne myśli. Zakończenie komunikacji wiąże się z sformułowaniem pomysłu przez dwa podmioty procesu.
Rodzaje komunikacji
Komunikacja organizacyjna to szeroki i bardzo obszerny proces zawierający wiele różnych elementów. Zgodnie z najpowszechniejszą klasyfikacją procedura komunikacyjna dzieli się na wewnętrzną i zewnętrzną. Proces zewnętrzny to interakcja między organizacją a środowiskiem zewnętrznym. Ponadto czynniki zewnętrzne silnie wpływają na działalność organizacji.
Firmy używają różnych środków do komunikowania się z komponentami swojego środowiska zewnętrznego. Obecni potencjalni konsumenci otrzymują niezbędne informacje za pośrednictwem reklamy lub innych środków promocji towarów. Niezwykle ważny jest tu pewien wizerunek, który konstytuuje wizerunek organizacji.
Drugi rodzaj komunikacji to komunikacja wewnętrzna. Są to powiązania wewnątrzorganizacyjne między różnymi poziomami i działami. Mogą mieć charakter formalny lub nieformalny.
Formalne powiązania komunikacyjne to zjawiska determinowane przez strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, relacje między poziomami zarządzania a jednostkami funkcjonalnymi. Komunikacja nieformalna to tak zwany „kanał pogłosek”. Pogłoski nie zawsze są uważane za informacje niedokładne. Badania pokazują, że ponad 80% plotek organizacyjnych ma bardzo realną i ugruntowaną bazę wydarzeń.
Komunikacja organizacyjna to najszerszy system kanałów nieformalnych. Może to obejmować następujące rodzaje informacji:
- zmiana struktury organizacyjnej;
- nadchodzące promocje i transfery;
- szczegóły sporów organizacyjnych;
- nadchodzące cięcia produkcyjne;
- nieformalne spotkania itp.
Według innej klasyfikacji strukturę komunikacji organizacyjnej tworzą poziomy. Tak więc procesy przekazywania informacji mogą być realizowane pionowo – to znaczy mogą być malejąco i rosnąco. Zstępująca grupa procesów informacyjnych to przekazywanie informacji z wyższego poziomu na niższy – np. gdy pracownik jest pytany o zadania, priorytety, pożądane rezultaty itp. Komunikacja w górę odbywa się w formie propozycji, raportów, objaśnienia itp.
Powinieneś również podkreślić procesy komunikacji między działami, między grupą roboczą a władzami, przedstawicielami związków zawodowych i kierownictwem, itp.
Rodzaje barier komunikacyjnych
Skuteczność organizacyjnej kultury komunikacji może być zauważalnie zmniejszona dzięki tzw. barierom – barierom interpersonalnym. Na poziomie systemu są one podzielone na kilka typów.
Pierwsza bariera może wynikać z warunków percepcyjnych. Zadaniem kierownika lub innego przedstawiciela struktury rządzącej jest zrozumienie istoty percepcji, określenie „rzeczywistości dla jednostki”. Wiadomo, że ludzie reagują nie na realne zjawiska w swoim otoczeniu, ale na:sposoby postrzegania tych zjawisk. Dzięki zrozumieniu czynników wpływających na percepcję można pokonać wiele barier.
Najczęstszym przykładem bariery percepcyjnej jest konflikt między polami działania odbiorcy i nadawcy. Te same informacje mogą być interpretowane na różne sposoby w zależności od ich doświadczenia. Ludzie mogą otrzymywać informacje selektywnie, biorąc pod uwagę ich zainteresowania, poglądy, wymagania i stan emocjonalny.
Następną barierę komunikacji organizacyjnej nazywa się semantyczną. Semantyka to nauka używania słów i nadawania im znaczenia. Często pewne słowa prowadzą do nieporozumień, ponieważ mogą zmieniać swoje znaczenie w zależności od kontekstu.
Bariery niewerbalne to trzecia grupa barier komunikacyjnych. Mówimy o dowolnych postaciach z wyjątkiem słów. To uśmiech, napięta twarz, zmarszczone brwi, kontakt wzrokowy i nie tylko. Szczególnie ważna jest tutaj intonacja - jak dokładnie wymawia się słowa. Jednej i tej samej frazie można nadać inny charakter, nierówną emocjonalną konotację.
Nieskuteczna informacja zwrotna to czwarty problematyczny czynnik w komunikacji organizacyjnej. Każdy zna wartość przynajmniej części reakcji na wysłaną wiadomość. W przeciwnym razie jedna ze stron uzna, że komunikacja nie powiodła się.
Rozwiązywanie problemów w systemie komunikacji organizacyjnej
Obecnie opracowano kilka strategii, abyskutecznie pokonuj bariery komunikacyjne i poprawiaj efektywność komunikacji na poziomie pracowników organizacji.
Po pierwsze, kierownictwo przedsiębiorstwa powinno zwracać uwagę na rozwój umiejętności komunikacyjnych swoich pracowników. Najpopularniejszą metodą interakcji między podmiotami jest aktywne słuchanie. Znaczenie tej techniki polega na zdolności słuchacza do pomocy mówcy w powiedzeniu dokładnie tego, co początkowo zamierzał przekazać. Istnieje kilka zasad aktywnego słuchania:
- zadawaj pytania, ale nie przerywaj mówcy;
- pozbądź się rozmówcy, stwórz przyjazną i ciepłą atmosferę;
- bądź cierpliwy i unikaj konfliktów podczas fazy uczenia się;
- okazywać sympatię i zainteresowanie rozmówcą;
- spróbuj zneutralizować czynniki rozpraszające, unikaj ingerencji z zewnątrz.
Po drugie, szefowie muszą wyjaśnić swoje własne życzenia i pomysły przed przekazaniem ich dalej. Konieczne jest regularne myślenie i analizowanie zagadnień i problemów, które muszą stać się obiektami transmisji.
Skuteczną komunikację organizacyjną można osiągnąć za pomocą technik, takich jak udzielanie informacji zwrotnych, „spoglądanie z zewnątrz”, podatność na potencjalne problemy itp.
Komunikacja interpersonalna
Każda forma komunikacji organizacyjnej zostanie uznana za skuteczną tylko wtedy, gdy jej główne elementy okażą się ukształtowane jakościowo -zjawiska komunikacji interpersonalnej. Jak poprawnie zaprojektować komunikację między dwoma lub więcej podmiotami? Na początek należy pamiętać o kilku zasadach:
- nieodwracalność zniszczenia tego, co zostało powiedziane lub wysłane;
- feedback jako niezbędny warunek procesu komunikacji;
- nieodwracalność i nieuchronność komunikacji interpersonalnej w społeczeństwie.
Istnieją trzy główne formy komunikacji. To dobrze znany dialog, monolog i polilog. To właśnie ta ostatnia forma odgrywa szczególną rolę w budowaniu organizacyjnej formy komunikacji.
Sposoby optymalizacji procesów komunikacji
Zwróć szczególną uwagę na opinie. Jest niezbędnym elementem komunikacji organizacyjnej. Rola tego komponentu jest nie do przecenienia. To właśnie odpowiedź sprawia, że proces komunikacji jest najbardziej jakościowy i efektywny.
Pamiętaj, że informacje zwrotne powinny być terminowe i jasno ustrukturyzowane. Powinna zawierać parafrazowaną oryginalną wiadomość oraz szereg pytań wyjaśniających. Niepożądana jest ocena oryginalnej wiadomości - zarówno negatywnej, jak i pozytywnej.
Najczęstszym i najbardziej niezawodnym sposobem uzyskania opinii jest zadawanie pytań. Najczęściej są one potrzebne do porównania przychodzącej wiadomości z tym, co odbiorca pierwotnie chciał usłyszeć. To samo dotyczy nadawcy: może on zadać odbiorcy dodatkowe pytania w celu porównania przesłanego materiału z tym, co pierwotnie miało być sformułowane.
Zaefektywne zarządzanie komunikacją organizacyjną, należy starać się rozwijać umiejętności komunikacji technicznej pracowników – czyli pisanie notatek, posługiwanie się faksem, e-mailem itp.
Systemy zarządzania i kultura komunikacji muszą być jasno określone. Nowoczesne organizacje mogą korzystać z „gorących linii” typu korporacyjnego - kiedy pracownicy mogą w każdej chwili korzystać z wymiany informacji, zadawać pytania wyjaśniające, wyrażać swoje przemyślenia i osądy wartościujące, organizować wspólne pikniki, wycieczki itp. Wszystko to są nieformalne przykłady komunikacji organizacyjnej
Tak więc istnieje wiele sposobów na poprawę efektywności komunikacji organizacyjnej. Jednocześnie istotne pozostaje jedno pytanie: dlaczego w ogóle konieczne są procedury wymiany danych i komunikacji? Jakie mają znaczenie i jakie niosą? Spróbujmy to rozgryźć dalej.
Znaczenie komunikacji w procesie organizacyjnym
Nowoczesny okres w rozwoju procesów komunikacyjnych pozwala nam ocenić to zjawisko jako produkt zdeterminowany potrzebami produkcji społecznej. Tradycyjne czynniki, takie jak praca, ziemia i kapitał, będą działać tylko wtedy, gdy procedury wymiany danych i komunikacji będą skutecznie wykorzystywane.
Komunikacja jest rozumiana jako system przekazywania informacji i odpowiedzi. Jest to wymiana wiedzy, własności intelektualnej, różnego rodzaju informacji itp. Procedura specjalizacji działań z zakresu komunikacji menedżerskiej jest podkreślona wszczególny rodzaj profesjonalnej obsługi, której celem jest efektywne formowanie i kompetentny rozwój wszelkiego rodzaju kapitału organizacyjnego. Cel ten można osiągnąć jedynie poprzez zastosowanie specjalnych technologii, narzędzi, metod i mechanizmów przekazywania informacji.
Wiadomo, że bez komunikacji nie ma komunikacji, a bez komunikacji nie może być mowy o istnieniu jakiejkolwiek grupy. Tak więc komunikacja jest definiującym warunkiem rozwoju grupy i jej życia.
Wszelką komunikację można podzielić na dwie grupy: formalną i nieformalną. Pierwsza grupa obejmuje elementy określonego typu, czyli takie, które mają miejsce w procesie kontroli. Mniejszy udział mają formy komunikacji nieformalnej. Powstają spontanicznie i najczęściej nie są omawiane. Jednocześnie każdy pracownik jest świadomy faktu swojego istnienia.
Kierownik lub inny lider musi dobrze opanować środki komunikacji. Do jego obowiązków należy prawidłowe wykorzystanie otrzymanych narzędzi w procesie komunikacji, pokonywanie barier i barier.
Organizacyjne zachowanie komunikacji polega na przekazywaniu informacji menedżerom i podejmowaniu decyzji wykonawcom. Bez procesów komunikacyjnych niemożliwe jest zbudowanie organizacji, a także zapewnienie koordynacji działań człowieka.
Tak więc procedura przekazywania informacji pomaga we wszystkim: pozwala zapewnić połączenie między konkretną organizacją a środowiskiem zewnętrznym, aby zorganizowaćwspółdziałanie wszystkich funkcji zarządczych i spójność podejmowanych decyzji.
Rodzaje sieci komunikacyjnych
Mówiąc o systemie komunikacji organizacyjnej, należy wyróżnić koncepcję sieci komunikacyjnej. Dwie jednostki organizacyjne połączone linią nazywane są kanałem. W momencie przesyłania informacji kanał może łączyć dwie lub więcej jednostek organizacyjnych. W ten sposób powstaje sieć informacyjna – dość powszechne zjawisko w każdej organizacji.
Sieci są otwarte i zamknięte. Otwarte nie mają barier w przepływie informacji dostępnymi kanałami. Jest to na przykład „łańcuch” - liniowe połączenie do przesyłania informacji. „Łańcuch” jest skuteczny w powtarzalnych, rutynowych operacjach, ale słabo nadaje się do pracy w ciągle zmieniających się warunkach. Podobny schemat to „Koło”. Wszystkie informacje prędzej czy później trafią do pracownika zajmującego centralne stanowisko.
Zamknięte sieci mają ograniczone możliwości rozpowszechniania informacji. Są używane przez organizacje, które przechowują tajemnice handlowe.
