W różnych obszarach działalności osób fizycznych i prawnych stosuje się system klasyfikacji dokumentów zatwierdzony na terytorium Federacji Rosyjskiej. Kompilacja, przechowywanie, obieg i wykorzystanie dokumentów odbywa się za pomocą takiej dyscypliny jak praca biurowa. W tym artykule przeanalizujemy wszystkie jego aspekty. Rozważ koncepcję i klasyfikację dokumentów, ich funkcjonalność i inne aspekty problemu.
Praca biurowa: przepisy ogólne
Na wstępie należy zauważyć, że obsługa dokumentacji to szczególny obszar działalności, który polega na projektowaniu, formowaniu, przechowywaniu i przetwarzaniu dokumentów. To od tego, jak wygląda dokument i zawarte w nim informacje, jak wdrażana jest organizacja pracy z nim, w dużej mierze zależy terminowość i poprawność podjęcia takiej czy innej decyzji zarządczej, która ma pewien stopień znaczenia. Referaty uwzględniają i odzwierciedlają działalność przedsiębiorstw, firm, firm. W tym kontekścieprowadzenie ewidencji służy jako przepis prawa. W procesie audytów rewizji podlegają przede wszystkim te dokumenty, które rejestrują działalność firmy.
Ramy prawne
Przed analizą rodzajów dokumentów i ich klasyfikacji warto zapoznać się z ramami prawnymi. Tak więc ustawa federalna, która reguluje informacje i ich ochronę, ustanawia obowiązek dokumentowania informacji i określa szereg podstawowych ustawień. Wymieniony akt normatywny ma również regulować relacje zachodzące w rozwoju i późniejszym wykorzystaniu technologii informatycznych. Należy zauważyć, że obowiązkowa dokumentacja jest ustanowiona przez inne przepisy. W szczególności Kodeks Cywilny Federacji Rosyjskiej określa ramy prawne działalności i odpowiednią procedurę pracy biurowej. Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej ustanawia standardowe dokumenty podatkowe, które stanowią również jedną z klasyfikacji dokumentów. Za ich pośrednictwem prowadzona jest księgowość działalności gospodarczej osób fizycznych i organizacji, a także terminowość odliczeń wpłat podatkowych i opłat do budżetu państwa.
Oprócz tego, obecne Prawo określa próbki dokumentów. Tak więc Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej określa wymagania dotyczące treści i składu umów składowych, porozumień, kart i tak dalej. Przepisy określają formy tych dokumentów, które mają być przesyłane różnymi obecnie stosowanymi metodami.
Klasyfikacja dokumentów RF
Warto zauważyć, że administracyjny system pracy biurowej Federacji Rosyjskiej zawiera klasyfikację o charakterze wielopoziomowym. Wskazane jest, aby rozważyć to bardziej szczegółowo. Główna klasyfikacja dokumentów zakłada obecność następujących elementów:
- Dokumenty organizacyjne i administracyjne. Wskazane jest, aby zawrzeć tutaj decyzje, protokoły, instrukcje, karty, zarządzenia, postanowienia.
- Dokumenty referencyjne i informacyjne objęte klasyfikacją dokumentów o charakterze ogólnym. Mówimy o zaświadczeniach, memorandach, aktach, telegramach, listach i tak dalej.
- Według personelu. Należy zauważyć, że ta klasyfikacja dokumentów obejmuje oświadczenia, książki pracy, cechy, umowy, zamówienia itp.
Zwyczajowo wyróżnia się takie formy dokumentów jak indywidualny, szablonowy i standardowy. Prezentowane próbki składają się na ich klasyfikację dokumentów według celu.
Inne rodzaje dokumentów
Warto wiedzieć, że dokumenty mogą mieć prostą lub złożoną treść. Klasyfikacja dokumentów księgowych w miejscu akceptacji oznacza obecność dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych. Sądząc po pochodzeniu, rozróżniają dokumenty osobiste i urzędowe. Zgodnie z okresem przechowywania zwyczajowo klasyfikuje się papiery wartościowe na stałe, a także na mniej więcej 10 lat. Zgodnie ze znakiem jawności przyjęto specjalną klasyfikację dokumentów regulacyjnych, co oznacza obecność dokumentów tajnych i nietajnych. Należy dodać, że pierwsza grupa obejmuje poufne i całkowicietajne dokumenty. Zgodnie z metodą nagrywania zwyczajowo rozróżnia się materiały dźwiękowe, pisane ręcznie, elektroniczne, graficzne, fotograficzne, filmowe i tak dalej. Ostatnia grupa nazywana jest również klasyfikacją dokumentów według cech.
Dokumenty pilne i niepilne
Papiery wartościowe można podzielić na pilne i niepilne. Zgodnie z etapami zwyczajowo rozróżnia się wersje robocze, wyciągi, oryginały (innymi słowy oryginały), a także kopie. Osobną kategorię stanowią dokumenty o charakterze państwowym. Zgodnie z obowiązującym prawodawstwem upoważnione struktury wydają polecenia, zarządzenia, instrukcje, zarządzenia, uchwały, dekrety i decyzje.
Podstawowa dokumentacja
Wskazane jest osobne rozważenie dość obszernej kategorii dokumentów pierwotnych. Obejmuje to artykuły z podstawowymi informacjami uzyskanymi w procesie badań, rozwoju, obserwacji i innych działań społecznych. Należy zauważyć, że podstawowa dokumentacja w dziale księgowości powstaje podczas realizacji operacji o znaczeniu gospodarczym. Działa jako dowód lub dowód pewnych faktów, które już zostały zrealizowane. Do grupy dokumentów źródłowych zalicza się np. zaświadczenia, ustawy, faktury, nakazy i tak dalej. Dla większości z nich zatwierdzane są specjalne ujednolicone formularze. Na przykład do tej pory ustanowiono specjalne formy dokumentów do rozliczania operacji handlowych, środków trwałych, rozliczeń pieniężnych i robocizny.
Szczegóły dokumentu
Jeżeli nie ma jednolitego formularza dla konkretnego dokumentu, w firmie tworzony jest formularz wewnętrzny. Niemniej jednak w każdym przypadku muszą tam być pewne szczegóły:
- Nazwa dokumentu.
- Data kompilacji.
- Nazwa organizacji.
- Istota działania o znaczeniu gospodarczym.
- Urządzenia pomiarowe.
- Lista pracowników, którzy działają jako odpowiedzialni.
- Podpisy osobiste upoważnionych pracowników.
Praca w biurze wewnętrznym
Zgodnie z instrukcjami kierownictwa struktury i z inicjatywy kierowników niezależnych działów istotne jest opracowanie różnych przepisów. Ta grupa dokumentów obejmuje akty standardowe i indywidualne. Należy zauważyć, że treść tych ostatnich dotyczy przede wszystkim jednostek zarządzających, działów, warsztatów wchodzących w skład struktury organizacyjnej firmy. Typowa dokumentacja z reguły dotyczy warsztatów głównej produkcji.
Musisz wiedzieć, że projekt rozporządzenia jest tworzony przez wykonawcę, po czym jest uzgadniany z działem prawnym firmy. Jeśli pojawią się zastrzeżenia lub uwagi, są one zamieszczane na osobnym dokumencie lub na drugim egzemplarzu aktualnego. Kluczowym aktem o charakterze administracyjnym w przedsiębiorstwie jest zarządzenie dyrektora. Za pomocą tego dokumentu można sporządzić procedurę działania struktury, decyzje i instrukcje, różnego rodzaju zdarzenia, wyniki pracy lub wyniki audytów.
Raport, nota wyjaśniająca i serwisowa
Memorandum to dokument, który określa konkretny fakt lub kwestię, konkluzję lub propozycję. Warto wiedzieć, że można go wysłać do kierownictwa organizacji lub wyższej struktury. Notatkę należy rozumieć jako rodzaj listu, jedną z form korespondencji wewnętrznej w firmie. Z reguły wysyłany jest z działów strukturalnych do absolutnie dowolnego adresata firmy. Wyjątkiem są tu bezpośrednie wskazówki. Należy pamiętać, że notatkę może wysłać również konkretny pracownik firmy. Nazwany dokument może być zdefiniowany jako informacyjny, proaktywny lub raportujący.
Notę wyjaśniającą należy traktować jako dokument, który służy jako wyjaśnienie treści niektórych przepisów aktu głównego (programu, sprawozdania, planu). Ponadto potrafi wyjaśnić przyczyny niewypełniania poleceń kierownictwa lub naruszenia dyscypliny.
Instrukcje
Instrukcje są obecnie podzielone na dwie grupy. Dokumenty należące do pierwszej kategorii regulują procedurę wykonywania określonego procesu w przedsiębiorstwie, w którym uczestniczą urzędnicy, wydziały itp. Należy zauważyć, że to właśnie opisy stanowisk (druga grupa) określają prawa, obowiązki, zakresy odpowiedzialności i funkcjonalność poszczególnych pracowników. Dokumenty te mogą służyć jako wyjaśnienie trybu wykonywania instrukcji rozporządzeń i praw (dekretów, rozporządzeń itp.). Należy dodać, że opisy stanowiskmoże mieć stały lub stały czas trwania. Jednak wieczyste papiery wartościowe i tak są poddawane przeglądowi i przeglądowi co 3-5 lat.
Wniosek
Zatem rozważyliśmy koncepcję, główne klasyfikacje papierów wartościowych i inne aspekty tematu. Podsumowując, należy zauważyć, że dziś praca biurowa na terytorium Federacji Rosyjskiej jest dość rozwiniętą kategorią. Na obecnym etapie życia człowieka działalność ta obejmuje zapewnienie kompetentnego i terminowego tworzenia niezbędnych dokumentów, a także organizowanie pracy z aktami (mianowicie odbieranie, przesyłanie, przetwarzanie, przygotowywanie, kontrolowanie, przechowywanie, rejestrowanie, systematyzowanie, przygotowywanie do archiwizacja i niszczenie). Regulacja technologii biurowej jest wdrażana zgodnie z wieloma obszarami. Wskazane jest uwzględnienie standaryzacji, regulacji legislacyjnych, a także tworzenia aktów prawnych i regulacyjnych oraz metodologicznych o znaczeniu krajowym.
Tak czy inaczej organizacja i późniejsze prowadzenie dokumentacji wymagają obowiązkowej obecności specjalnych umiejętności i wiedzy zawodowej. Tak więc dla realizacji tej pracy w firmach tworzone są odpowiednie działy lub usługi. Warto zauważyć, że w małych firmach sekretarki zajmują się pracą biurową, a upoważnieni przez szefa pracownicy odpowiadają za stan dokumentów przedsiębiorstwa. W każdym razie każda grupa dokumentów musi mieć swoje miejsce. Zazwyczaj są one przechowywane w specjalnych ognioodpornych szafach. IWreszcie pracownicy mogą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu za niewłaściwe prowadzenie dokumentacji. Należy o tym pamiętać stosując wiedzę w praktyce.
