Co to jest „spotkanie”? Samo słowo pochodzi od prasłowiańskiej „rady”, „weche”. W tamtych czasach zebranie organizowali wybrani, zwykle najmądrzejsi i najbardziej doświadczeni przedstawiciele społeczeństwa. Jego celem było omówienie określonego tematu lub problemu i podjęcie decyzji, które miały albo rozwiązać zaistniały problem, albo uregulować porządek publiczny.
Słownik wyjaśniający V. D. Dmitrieva ujawnia znaczenie tego słowa w następujący sposób:
spotkanie
spotkanie n., s., używane komp. często
Morfologia: (nie) co? spotkania, dlaczego? spotkanie, (zobacz) co spotkanie, co? spotkanie o czym? o spotkaniu; co? spotkania, (nie) co? spotkania, dlaczego? spotkania, (zobacz) co? spotkania, co? spotkania o czym? o spotkaniach
1. Spotkanie to spotkanie kilku osób w celu wspólnego omówienia praktycznych, biznesowych zagadnień.
Krótkie, ważne spotkanie. rano,pilne spotkanie. Na godz. 10:00 zaplanowano spotkanie kierowników wydziałów. W Moskwie odbyło się spotkanie przedstawicieli środowisk biznesowych.
2. Spotkanie na wysokim szczeblu w prasie nazywa się rzeczowym, oficjalnym spotkaniem głów państw.
3. W praktyce sądowej spotkanie nazywa się zamkniętą rozmową ławników lub sędziów, na której ustala się formę wyroku dla oskarżonego.
Pod koniec debaty sąd przeszedł na naradę.
Spotkanie – strata czasu, czy skuteczne narzędzie pracy z personelem? Kto decyduje kto, kiedy i w jakim celu weźmie udział w spotkaniu? Spróbujmy odpowiedzieć na te i inne pytania.
Cel wydarzenia
Spotkania służą kilku celom:
- Podczas niej następuje wymiana i przekazywanie informacji. Prelegenci opowiadają własną historię, informując i edukując resztę uczestników.
- Podczas raportu i debaty wszystkie sytuacje lub procesy są oceniane przez osoby obecne na spotkaniu. Kryteria oceny są dostosowywane.
- Dla lidera spotkanie może zastąpić wszystkie procedury oceny, ponieważ zachowanie podwładnego i jego reakcje można wykorzystać do oceny jego kompetencji i zaangażowania.
- Właściwe dostosowanie działań i przyjęcie skutecznych decyzji i środków.
Szef decyduje
Kto weźmie udział w spotkaniu, częstotliwość i czas trwania spotkań, a także jaki jest ich cel, decyduje kierownik.
To zależy od pytania lub problemu, który spowodował potrzebęorganizowanie spotkań. Na przykład reżyser potrzebuje kolegialnej decyzji - przyjęcia budżetu. Wysyła maila do wszystkich pracowników, którzy powinni wziąć udział w spotkaniu z przybliżoną treścią:
- przedstawiciele (lista mailingowa) będą uczestniczyć w spotkaniu, a także kluczowi pracownicy z innej organizacji partnerskiej;
- topic - alokacja budżetu na okres;
- place - duża sala konferencyjna;
- data i godzina - 11.10.2018, sobota, start 13:00, koniec 13:50;
- lista punktów porządku obrad, odpowiedzialnych za wystąpienie, limit czasu dla każdego zagadnienia w załączniku.
Rodzaje i rodzaje spotkań
Spotkania to potężne narzędzie do zarządzania. Wśród nich wyróżnia się:
- formalne i nieformalne;
- operacyjne, końcowe, problematyczne;
- przemysłowe, sądowe i tak dalej;
- według poziomu: hala produkcyjna, kierownictwo, głowy państw i tym podobne;
- spotkania zamknięte i otwarte;
- edukacyjne, informacyjne, objaśniające;
- zgodnie ze sposobem komunikacji: bezpośredni udział w spotkaniu, selekcja, wideokonferencja i tak dalej.
Skuteczność spotkania zależy od organizacji spotkań. Powinna brać pod uwagę strukturę przedsiębiorstwa, specyfikę interakcji pracowników, metody komunikacji, zatrudnienie każdego z uczestników, potrzebę rozwiązywania problemów i ich znaczenie.
Operacyjne, końcowe i problematyczne
Udana praca zespołowa oznacza stałąinterakcja wszystkich linków z otrzymywaniem informacji zwrotnej. W tym celu z reguły na początku dnia roboczego odbywają się spotkania operacyjne. „Gwałciciele”, „pięciominutowe”, „spotkania szybowcowe”, „letuchki” – tak nazywa się ich między sobą.
W warsztatach wezmą udział pracownicy wyznaczeni przez bezpośredniego przełożonego. Lista omawianych zagadnień jest standardowa: wyniki z minionego dnia, wyznaczanie celów na dziś i tak dalej. Takie spotkania trwają krótko. Odbywają się regularnie, o czym wszyscy uczestnicy są wcześniej powiadamiani.
Spotkania podsumowujące są zwoływane w celu omówienia dużej ilości pracy. Może to być:
- okres: sezon, kwartał, panowanie i tak dalej;
- ukończenie planu, projektu, zadania.
Do takich spotkań trwają skrupulatne przygotowania. Do wzięcia udziału w spotkaniu dotyczącym ostatecznej kwestii zapraszamy z wyprzedzeniem. Uczestnicy są wyznaczani przez lidera. Określa również listę materiałów niezbędnych do pomyślnego wdrożenia. Czas jest regulowany zarówno dla każdego występu, jak i ogólnie. Spotkanie jest nagrywane. Wszyscy uczestnicy muszą zapoznać się z treścią protokołu.
Spotkania problemowe organizowane są w miarę potrzeb. Z reguły są to okoliczności siły wyższej, sytuacje nieplanowane. Osoba odpowiedzialna za rozwiązanie problemu zaprasza do wzięcia udziału w spotkaniu na temat, który się pojawił. Uczestnicy są wyznaczani przez lidera. Czas nie został ustawiony. W wyniku spotkania następuje rozwiązanie problemu, przeprowadzana jest analiza przyczyn wystąpienia,tworzona jest lista środków zapobiegawczych. Logowanie jest wymagane.
Zaproszenie
"Proszę o udział w spotkaniu w sprawie…" - tak zwykle czyta się tekst zaproszenia. Następnie należy określić główny temat, datę, miejsce, czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania. Następnie wymień kwestie, które zostaną poruszone podczas spotkania. I zaznacz osoby odpowiedzialne za każdą pozycję. Nie będzie zbyteczne wskazanie terminu wypowiedzi na każde z pytań. Pytania są uporządkowane według ważności rozwiązania.
Możliwe błędy w spotkaniu
Każdy, kto bierze udział w spotkaniu jest odpowiedzialny za jego pomyślne i sprawne przeprowadzenie. Wymieniamy typowe błędy uczestnictwa, organizacji i postępowania:
- brak, nieadekwatność, niedokładność w sformułowaniu celu spotkania;
- niewystarczające przygotowanie;
- brak lub lekceważenie przepisów;
- formalizacja, nie ma potrzeby spotkania;
- Nieterminowe powiadomienie, niewystarczający czas na przygotowanie.
Zmniejsz efektywność spotkań i częste spóźnienia.
Sposoby realizacji
Każde zgromadzenie ma:
- Tematem jest jego cel, omawiane zagadnienia i problemy.
- Celem są ludzie, którzy wezmą udział w spotkaniu.
Wybór metody dyrygowania zależy od tego, jaki jest podmiot i przedmiot. Wymieniamy główne:
- raport;
- wymianainformacje lub opinie;
- burza mózgów;
- dyskusja.
