Optymalizacja procesów: metody i cele

2024 Autor: Angel Austin | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 05:38

Każdy proces, każde przedsiębiorstwo i każda organizacja pokonuje różne etapy w toku pracy, których końcowym efektem, w taki czy inny sposób, jest osiągnięcie głównego celu. Chcąc osiągnąć swoje główne priorytety, które pierwotnie były prerogatywą całego kompleksu (produkcja, handel, edukacja, logistyka itp.), menedżerowie szukają najbardziej obiecujących i priorytetowych opcji realizacji swoich zadań. Istniejący system zarządzania prędzej czy później traci swój poziom kwalifikacji na tle nowych rozwiązań, nowych wdrożeń, innowacyjnych zmian w rozwoju danej branży. Dlatego szefowie przedsiębiorstw i organizacji doskonale zdają sobie sprawę z wagi i wagi konieczności nadążania za duchem czasu i specyfiki nieustannie przeobrażającego się i doskonalącego procesu rozwoju danego segmentuzajęcia. Niezależnie od tego, czy jest to handel, produkcja, przemysł, edukacja, logistyka – w każdym razie prędzej czy później konieczne jest uciekanie się do organizacyjnej lub technologicznej optymalizacji procesów zarządzania w konkretnym przedsiębiorstwie.

Koncepcja

Optymalizacja dowolnego procesu to zestaw skutecznych metod i sposobów usprawnienia przebiegu tego samego procesu w celu uzyskania szybszego, bardziej optymalnego i lepszego wyniku. Czyli optymalizacja to pojęcie oznaczające wzrost wydajności, synonim słowa „poprawa”. Aby uczynić znaczenie tej definicji bardziej zrozumiałym, konieczne jest prześledzenie cech optymalizacji na konkretnym przykładzie.

Powiedzmy, że pracownicy działu fabryki odzieży pracują razem w swoim zakładzie, pracując na zmianę sześć dni w tygodniu i pracując dziewięć godzin. Wydajność ich pracy wyraźnie spada późnym popołudniem, a ich wydajność staje się mniej wydajna pod koniec tygodnia, kiedy fizyczne możliwości pracowników wysychają. W związku z tym zmniejsza się ilość wykonywanej przez nich pracy, pogarsza się jakość jej wykonania, w wyniku czego spada popyt na wytwarzane wyroby, a po nim ogólny poziom dochodów fabryki odzieżowej. Racjonalnie myślący menedżer, który bezpośrednio nadzoruje tych pracowników, widząc tak negatywną tendencję, powinien natychmiast podjąć działania w celu optymalizacji procesu produkcyjnego. Aby to zrobić, musi opracować plan poprawy wydajności pracy w tym zakładzie produkcyjnym i uwzględnić wszystkie niuanse towarzyszące temu procesowi. W celuna przykład konieczne jest obliczenie, jakie będą koszty przedsiębiorstwa, jeśli trzecia osoba zostanie zabrana do pomocy pracownikom lub jeśli dziewczętom zaproponuje się pracę na zmiany ze wzrostem godzin dziennych i zmniejszeniem liczby wyjść miesięcznie. Tak więc, umieszczając trzecią osobę w asystentach szwaczek, możliwe będzie osiągnięcie wzrostu szybkości i objętości wykonywanej pracy o jedną trzecią. A jeśli zaoszczędzisz na zarobkach trzeciego pracownika i co drugi dzień zabierasz dwie dziewczyny na zmiany, w weekend będą one miały okazję nabrać sił i pracować znacznie ciężej i szybciej w dni robocze.

I tak jest w każdym segmencie branży – pojawiające się problemy w procesie funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa wymagają ich obowiązkowej eliminacji poprzez sporządzenie konkretnego planu działania mającego na celu optymalizację całego przepływu pracy.

Cele i zadania

Jak każda procedura stosowana przez kierownictwo przedsiębiorstwa lub organizacji w toku ich bezpośredniej działalności (czy jest to edukacyjna instytucja budżetowa, komercyjna spółka handlowa czy kompleks przemysłowy), program zwiększania zdolności produkcyjnych jest koniecznie ukierunkowane na osiągnięcie określonych celów i zadań. Optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie o dowolnej branżowej dziedzinie działalności charakteryzuje się głównymi punktami kluczowymi:

• zwiększenie produktywności firmy;
• poprawa jakości usług dla potencjalnych klientów i odwiedzających;
• poprawa konkurencyjności rynkuświadczone usługi;
• modernizacja podstawowych procesów cyklu produkcyjnego;
• zwiększenie rentowności firmy;
• ocena stosunku istniejących zasobów pracy i zasobów fizycznych do kosztów ich utrzymania;
• rozwój działalności (jeśli to konieczne).

Oczywiście głównym i nieodzownym celem każdej firmy działającej na zasadach komercyjnych będzie osiągnięcie zysku. W związku z powyższym zadania i cele optymalizacji procesów zarządzania działalnością handlową w zakresie handlu będą ukierunkowane wyłącznie na zwiększenie efektywności mocy produkcyjnych i zwiększenie sprzedaży.

Jeśli chodzi o strukturę budżetu, tutaj nacisk kładzie się na poprawę jakości pracy pracowników wewnątrz samej organizacji. Na przykład optymalizacja procesu edukacyjnego lub optymalizacja kompleksu edukacyjnego (przedszkola, szkoła, uniwersytet) jako całości powinna mieć na celu doskonalenie metod nauczania, przyciąganie wyłącznie wysoko wykwalifikowanych specjalistów i nauczycieli, zmianę struktury programu nauczania specyfikę nauczania w celu maksymalizacji zwrotu z uczniów. Tutaj chodzi o to, aby proces uczenia się był łatwiejszy, prostszy, bardziej przejrzysty dla uczniów, ale jednocześnie współczynnik efektywności powinien pozostać na tym samym poziomie, a nawet wzrosnąć.

Metody

Oczywiste jest, że aby osiągnąć założone cele i zadania, najpierw konieczne jest opracowanie zestawu odpowiednich działań, którebezpośrednio przyczyni się do uzyskania pożądanego rezultatu w końcu. W tym celu opracowywane są odpowiednie metody optymalizacji procesów na różnych poziomach. Innymi słowy, aby osiągnąć to, czego chcesz, musisz pomyśleć o sposobach, w jakie można to osiągnąć.

Oczywiście, w zależności od kierunku działania konkretnego przedsiębiorstwa lub organizacji, metody optymalizacji procesów pracy w poszczególnych firmach różnią się. Generalnie jednak różne sposoby poprawy efektywności funkcjonowania firm o różnych strukturach branżowych są nadal skierowane na te same priorytetowe obszary rozwoju.

• Metoda wykluczenia - zapewnia eliminację tych zewnętrznych i wewnętrznych czynników reprodukcji, które działają jako przeszkody i przeszkody i uniemożliwiają firmie zwiększenie rentowności.
• Metoda uproszczenia - polega na zmniejszeniu stopnia skomplikowania struktury procesu produkcyjnego (sprzedażowego, edukacyjnego, logistycznego) poprzez rozproszenie głównej ilości pracy na odrębne segmenty i sekcje.
• Metoda standaryzacji - charakteryzująca się wprowadzeniem nowych programów, innowacyjnych technologii, zasadniczo różnych technik, produktów, komponentów i etapów promocji przepływu pracy.
• Metoda redukcji wynika z potrzeby zmniejszenia produkcji, zasobów, robocizny, części zamiennych i kosztów finansowych.
• Metoda akceleracji - przewiduje konieczność zmniejszenia strat czasu, a także wprowadzenie równoległościinżynieria, symulacja, szybkie projektowanie próbek i automatyzacja przepływu pracy.
• Metoda zmiany - najbardziej nieudane obszary, które spowalniają proces produkcyjny, należy zastąpić całkowicie nowymi, skutecznymi i wydajnymi. Materiały złej jakości należy zastąpić dobrym produktem, nieefektywną technikę zastąpić skutecznym aparatem operacyjnym itp.
• Metoda interakcji - cała praca w przedsiębiorstwie powinna odbywać się w zgranym zespole, którego jednym celem i ideą jest jeden. Interakcja pracowników na różnych poziomach hierarchicznego podporządkowania i wspólna produktywna praca pomogą zrealizować cele i zadania, które są wyznaczone dla całego personelu.

Aby zrozumieć, w jaki sposób można osiągnąć optymalizację systemów i procesów w najbardziej priorytetowych obszarach działalności, konieczne jest bardziej szczegółowe przyjrzenie się każdemu z nich.

Pod kontrolą

Podejmowanie decyzji to najważniejszy element kompleksu zarządzania w każdym przedsiębiorstwie, zarówno produkcyjnym, handlowym, jak i budżetowym. Każda optymalizacja procesów w organizacji wiąże się niejako z zaangażowaniem czynnika ludzkiego. To, jak zostanie zbudowany proces pracy i jak będą oddziaływać w tym procesie zasoby ludzkie, determinuje produktywność firmy jako całości. Dobrze zaprojektowane zarządzanie i umiejętność wdrażania efektywnych metod funkcjonowania w całym procesie zarządzania nie tylko zoptymalizujestruktury relacji między pracownikami, ale także zwiększenie rentowności przedsiębiorstwa jako całości.

Jakie metody można zastosować, aby osiągnąć produktywność zarządzania jako główne narzędzie do zarządzania przedsiębiorstwem?

• Zapewnienie łatwego zarządzania - im prostsza jest struktura interakcji i hierarchiczne podporządkowanie jednych pracowników innym, tym szybciej i bardziej owocnie wszystkie procesy będą przebiegać całościowo.
• Wprowadzenie nowych propozycji podniesienia wskaźników jakości wytwarzanych produktów w istniejącym systemie zarządzania.
• Pomoc w zmniejszeniu takiego wskaźnika jak zależność przedsiębiorstwa od komponentu ludzkiego - czyli przejście do zautomatyzowanych systemów pracy.
• Obowiązkowe ustanowienie kontroli nad wynikami przedsiębiorstwa, a także późniejsza analiza jego rentowności na podstawie oceny określonych czynników.
• Minimalizowanie kosztów i wydatków w tych segmentach, w których jest to najbardziej racjonalne.
• Planowany i logiczny podział obowiązków i odpowiednich uprawnień między działami funkcjonalnymi firmy.
• Przeprowadzenie całkowitej kontroli powtarzalności tych samych zadań wykonywanych przez różne działy w celu uniknięcia nieracjonalnego podziału czasu pracy i obowiązków funkcjonalnych.

Jaki jest główny cel optymalizacji procesów zarządzania? Fakt, że plan działania dotyczący wprowadzenia metod produkcyjnych ieliminacja nieefektywnych działań pozwala na obniżenie kosztów firmy jako całości, bez uszczerbku dla interesów pracowników.

W produkcji

Podstawową zasadą rentownego przedsiębiorstwa i wydajnej produkcji jest zwiększanie różnicy między kosztem wytworzenia produktu a jego ceną sprzedaży. To znaczy, jeśli mówimy konkretnie o przedsiębiorstwie produkcyjnym, to cały sens pracy tutaj polega na tym, aby cena produktu końcowego uzasadniała koszty związane z jego produkcją. A im większa różnica między kosztami a kosztami, tym bardziej opłacalna i wydajna jest produkcja (oczywiście w przypadku, gdy cena jednej jednostki gotowego produktu jest wyższa niż koszty wymagane do jej wytworzenia).

Jak można zoptymalizować procesy produkcyjne? Jakie metody stosuje się, aby zwiększyć jego skuteczność?

• Restrukturyzacja systemu rachunku kosztów jest podstawowym i głównym elementem procesu optymalizacji. Tylko kompetentne i prawidłowe podejście do przekwalifikowania i redystrybucji kosztów może przenieść produkcję na nowy poziom.
• Obliczanie i analiza bieżących kosztów produkcji - mówimy o kalkulacji kosztów surowców, wynagrodzeń pracowników przedsiębiorstwa, opłaceniu usług komunalnych, amortyzacji sprzętu itp.
• Przekształcenie cyklu produkcyjnego - identyfikacja krytycznych momentów w cyklu produkcyjnym i eliminacja czynników utrudniających proces.
• Modernizacjasprzęt - wymiana starego, w pełni zamortyzowanego sprzętu roboczego na nowy sprzęt techniczny pozwoli kilkukrotnie zwiększyć wydajność produkcji.
• Wzrost mocy produkcyjnych - rozszerzenie produkcji stanowi podstawę do zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa w oparciu o pozyskiwanie nowych możliwości.
• Automatyzacja przepływu pracy - Zmniejszając koszty wypłaty wynagrodzeń dla dodatkowego zatrudnionego personelu, kierownictwo zakładu produkcyjnego ma możliwość zaoszczędzenia znacznej ilości pieniędzy.
• Identyfikacja optymalnej listy zakupionych surowców - analiza naprawdę potrzebnych zapasów, które przedsiębiorstwo pozyskuje do produkcji gotowego produktu, pomaga zidentyfikować wyłącznie obszary priorytetowe (najlepiej sprzedające się partie) i skup się na nich.
• Minimalizacja odpadów - aby zoptymalizować koszty, konieczne jest stosowanie materiałów nadających się do recyklingu, korzystanie z urządzeń do recyklingu, a nie wyrzucanie odpadów, które nadają się do recyklingu i ponownego wykorzystania.
• Budowa własnej stacji elektroenergetycznej - duże przedsiębiorstwa wydają ogromne pieniądze na zaopatrzenie warsztatów w prąd. Budowa własnej elektrowni dystrybucyjnej pozwoli ograniczyć te koszty do minimum. Należy jednak zauważyć, że takie możliwości mają tylko duzi producenci.

W handlu

Przedsiębiorstwa handlowe, jak również przedsiębiorstwa produkcyjne dążą do zwiększenia swoichefektywność w celu przyciągnięcia dużych inwestycji i zwiększenia zysku netto ze sprzedaży. Optymalizacja biznesu komercyjnego przejawia się głównie w następujących krokach metodologicznych:

• prawidłowa organizacja planowania;
• prognozowanie i badania rynku;
• zajęcie odpowiedniej niszy na rynku towarów i usług;
• identyfikacja potrzeb potencjalnego nabywcy;
• zastąpienie nierentownych dostawców dostawcami o wyższym priorytecie;
• kupuj wyłącznie towary o zwrotach;
• dodatkowa stymulacja popytu (reklama);
• rozszerzenie asortymentu produktów (niezwykle racjonalne);
• prawidłowa wycena;
• poprawa marketingu i sprzedaży produktów.

Przedsiębiorstwo komercyjne, jak żadne inne, ma na celu przede wszystkim zarabianie pieniędzy i osiąganie zysków. Dlatego optymalizacja procesów sprzedaży ma na celu bezpośrednio zwiększenie rentowności spółki handlowej.

W pedagogice

Placówki wychowawcze i przedszkola, będące instytucjami budżetowymi, w nie mniejszym stopniu niż struktury niepaństwowe cierpią na konserwatywne metody prowadzenia procesu edukacyjnego. Tutaj nauczyciele muszą pracować nie z materialnymi produktami końcowej produkcji, ale z wiedzą, umiejętnościami i zdolnościami, które mogą i powinni włożyć do umysłów młodszego pokolenia. Poziom wiedzy, jaki zapewnia obecny system edukacji pedagogicznej jest dziś naturalnie regulowanyistniejące GOST i określone zasady. Ale jak skuteczne jest dzisiejsze nauczanie? A od czego zależy wzrost efektywności procesu pedagogicznego?

Optymalizacja działań edukacyjnych często ma na celu:

• aktywacja kanałów percepcji - przyjęcie przez dzieci określonej informacji i jej aktywna asymilacja;
• opracowanie zestawu środków mających na celu zwrócenie większej uwagi dzieci na proces edukacyjny i uczenie się nowych umiejętności;
• wprowadzenie najnowszych metod edukacyjnych zwiększających zaangażowanie dzieci w proces edukacyjny;
• używanie wizualnych przykładów w celu szybkiego utrwalenia otrzymanych informacji i umiejętności myślenia skojarzeniowego;
• użycie testów operacyjnych;
• dzieci biorące udział w bezpośrednim przygotowaniu niektórych aspektów lekcji;
• efektywne zarządzanie czasem.

Optymalizacja pracy wychowawców w przedszkolach jest osiągana poprzez ciągłe podnoszenie ich kwalifikacji, uzupełnianie własnej wiedzy o najnowsze pomysły i specyfikę nauczania w placówkach przedszkolnych. Tylko kompetentny i wykwalifikowany nauczyciel może prawidłowo, zrozumiale i poprawnie wprowadzić informacje w rozwój dzieci. A to z kolei jest głównym celem każdego przedszkola.

W edukacji

Nie mniej wysokie są wymagania dotyczące optymalizacji procesów edukacyjnych edukacji szkolnej i ponadszkolnej. Nauczyciele szkół ogólnokształcących i profesorowie uniwersyteccy potrzebują jeszcze częstszego recertyfikacji niż nauczyciele placówek przedszkolnych. Cosą fundamentalne aspekty optymalizacji działań nauczycieli i wykładowców na zajęciach?

• Pracuj nad prawidłowym podstawowym postrzeganiem materiału edukacyjnego - aby uczniowie (studenci) byli zainteresowani prezentowanym przez nauczyciela materiałem, ten drugi musi ciężko pracować i zastanowić się, jak poprawić prezentację nowy temat. W końcu to stopień zaangażowania ucznia w proces pracy decyduje o tym, w jaki sposób będzie on uczyć się materiału w przyszłości.
• Przyswajanie nabytej wiedzy - sama umiejętność przekazania tematu lekcji słuchaczom wykładu nie wystarczy, aby wiedza zakorzeniła się w świadomości studentów. Dlatego nauczyciel (nauczyciel) jest zobowiązany do budowania swoich ćwiczeń praktycznych z obowiązkową demonstracją łatwych, prostych i zrozumiałych przykładów. To znacznie zwiększa zdolność uczniów do zapamiętywania nowych otrzymanych informacji.
• Zastosowanie nabytych umiejętności - przeprowadzanie wszelkiego rodzaju eksperymentów na warsztatach lub pracach domowych w formie kreatywnego zastosowania nabytej wiedzy jest uważane za skuteczną technikę optymalizacji etapu utrwalania w opanowaniu tematu.

Głównym celem optymalizacji procesu edukacyjnego jest wysokiej jakości prezentacja materiału przez nauczyciela i optymalne wykorzystanie jego umiejętności w celu zwiększenia efektywności przyswajania nowych informacji przez uczniów.

W logistyce

Duże centra logistyczne zajmujące się transportem, transportem ładunków i komunikacją z kontrahentami również wymagają obowiązkowych środków w celu optymalizacji procesów logistycznych. Co onaskierowany?

• Planowanie operacji w oparciu o stosunek czasu do wskaźników finansowych, z naciskiem na motto „czas to pieniądz”.
• Aktywne korzystanie z najnowszych technologii informatycznych - wykorzystanie kompaktowych laptopów i innych gadżetów do komunikacji z przewoźnikami, spedytorami, klientami.
• Systematyczne obliczanie zasobów finansowych i pracy na przewóz towarów z punktu A do punktu B, na podstawie oceny opłacalności i opłacalności takiego transportu.
• Minimalizacja ryzyka podczas transportu ładunku, budowa systemu amortyzacji w przypadku uszkodzenia ładunku z winy przewoźnika lub spedytora.
• Zminimalizowanie ryzyka uszkodzenia ładunku ze względu na warunki temperaturowe lub czasowe (zakup chłodni, przestrzeganie zasad przechowywania ładunku w postaci towarów łatwo psujących się).

W organizacji

Optymalizacja procesów technologicznych jest bardzo ściśle związana z odpowiednio zorganizowaną pracą w całym przedsiębiorstwie. Skuteczność jego funkcjonowania zależy od tego, jak zbudowana jest struktura organizacyjna firmy. A biorąc pod uwagę fakt, że struktura firmy w całości opiera się na pracownikach i wykonywanych przez nich obowiązkach, najważniejszym zadaniem organizacyjnym każdej firmy jest optymalizacja personelu. Należą do nich:

• zmniejszenie kosztów pracodawcy w celu zapewnienia aktywności zawodowej;
• podnoszenie rzeczywistych kwalifikacji pracowników;
• Automatyzacja pracy - zastępowanie pracy fizycznej maszyną;
• pozbywanie się nieefektywnych pracowników - redukcja;
• poprawa systemu zarządzania personelem.

Oto tylko krótka lista tych punktów, które mają fundamentalne znaczenie w reorganizacji zarządzania personelem. Odzwierciedlają jednak kluczowe aspekty, które przyczyniają się do osiągnięcia głównego celu, jakim jest optymalizacja procesów organizacji w przedsiębiorstwie – minimalizacja kosztów.